Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


Du kanske även gillar

Kontorslandskapet kan vara både bra och dåligt - beroende på dess utformning, menar forskare. Kan kontorslandskapets utformning påverka medarbetarnas hälsa,...

Sköt arbetsorderhantering och tidrapportering via smarta mobiler - tips från Mikael Nilebacke, vd på Erisma. Mobila lösningar, mjukvara för mobila datorer och smarta mobiler, har...

Åsa Lindell, mötesledare på Meetmarket: "Det är ont om utbildade mötesledare". Företag och organisationer använder minst 25 procent av arbetstiden...

Tips och tekniker för att variera mötesmetoderna. Den som vill anta utmaningen att arrangera framgångsrika möten beh...

ACT - ett kraftfullt verktyg för organisationer som vill åstadkomma förändring. ACT, Acceptance and commitment therapy, kallas ofta för den tredje v...

Anna Hermes: "Delaktighet och engagemang kommer genom möten och events" Många företag brister i att involvera sina anställda i fö...

Spar värdefull arbetstid genom tydlighet, dagordning och färre detaljdiskussioner. Att träffas och ta ett projektbeslut kan väl inte vara så sv...

Det pratas om köttfri måndag - men varför inte ta en ostfylld onsdag? Här kommer många roliga tips! Intresset för ost ökar i Sverige. Vi äter mer ost, vi vä...

Magnus Bornäs på Life Group delar med sig av sina bästa tips för ökad effektivtet. Det går att hitta balansen mellan ett stressigt yrkesliv och en fullsp...

Konferenser flyttar utomlands igen. Flygresandet i Sverige ökade kraftigt under 2010, totalt flög 28,5...

  • Kommunicera

Det talas ofta om att ledarskap primärt handlar om kommunikation och kommunikativa förmågor. Som en konsekvens har det under de senaste tio åren publicerats en uppsjö böcker på temat kommunikativt ledarskap. Organisationer utvärderar sitt ledarskap genom att medarbetarna får skatta chefens och ledningens kommunikativa förmågor och vid tillsättandet av nya chefer efterfrågas allt oftare personer med goda kommunikativa färdigheter. Detta är intet nytt och det synes uppenbart vad vi menar. Men är det egentligen så självklart vad vi menar med ”kommunikativa förmågor”? Vad innebär ett kommunikativt ledarskap i praktiken och vilket mervärde skapas i verksamheten och för kunderna genom dess utövande?

  • Ledarskap

Johanna Frelin, vd för Hyper Island fick själv utmärkelsen Årets vd 2013. Nu sitter hon i juryn för Årets Unga VD och vi fick byta några ord med henne om hur det är att vara vd. Åldern – spelar den egentligen någon roll?

  • Ledarskap

Fredrik Reinfeldts eftermäle kommer inte att handla om honom som person, utan om den politik han förde. Under sina åtta år vid makten har den avgående moderatledaren framträtt som en ansvarskännande visionär som lyckats förändra både borgerligheten och Sverige som land. Samtidigt har också svagheterna i hans ledarskap varit tydliga ända från början.

  • Ledarskap

De 18 slutkandidaterna till utmärkelsen Årets vd har nu valts ut av en sakkunnig jury. Det betyder att sex kandidater i varje kategori små, mellanstora och stora företag har gått vidare till final. Totalt har över 100 inkomna nomineringar bedömts. Årets vd delas i år ut för tredje gången och vinnaren i respektive kategori kommer att presenteras den 10 november i samband med en stor festlighet på Berns Salonger. Utmärkelsen syftar till att uppmärksamma goda exempel på vd:ar som driver sina organisationer och svenskt näringsliv framåt.

  • Innovation

"Oftast finns ingen färdig lösning eller specification när ett utvecklingsarbete börjar, men det finns en tanke om vad vi vill åstadkomma och tillsammans skapar vi en lösning som inte var given på förhand." Eric Näf är innovationsledare på The Absolut Company och jobbar med Packaging Development - där kreativa samarbeten med bland annat musiker och konstnärer hör till vardagen. Motivation.se ställde några frågor om innovationsledarrollens betydelse för företaget - och Eric själv.

  • Hälsa

Stress är ett allvarligt problem i dagens arbetsliv. Men det är också ett begrepp som omgärdas av missförstånd. Stress beror inte alltid på för mycket jobb - i själva verket kan det vara precis tvärtom. Dessutom är det en myt att stress alltid skulle vara dåligt, skriver New York Times.

  • Motivationsbloggen

På min Att göra- lista står det den här veckan: Skruv Em. Efter en stunds funderande minns jag att jag i måndags, i all hast, skrev ner en påminnelse till mig själv om att skruva fast en skruv för att hänga upp en blå sommarklänning på min dotters vägg. Hon har länge bett mig göra det.

  • Motivera

Thomas Rakar, Försäljningschef på Tele2 Business, blev den 4000:e medlemmen på Motivation.se. Vi gillar att fira och grattar genom att ge honom ett års Silvermedlemskap hos oss. Vi ställde några frågor till Thomas och svaren innebar att även hans sparringpartner på Tele 2's HR-avdelning kan känna sig lite extra glad...

  • Hälsa

Varje morgon serverar min sambo mig en citrondrink. Fantastisk lyx… En härlig antioxidantchock för kroppen och man blir verkligen piggare och friskare. Eftersom jag sett de positiva effekterna på nära håll vill jag gärna dela med mig av lite inspiration till recept som är enkla att göra. Idag är det också lätt att få tag i fina ekologiska citroner som hjälper dig att slippa förkylningar i höst.

  • Ledarskap

Vad hindrar dig från att komma vidare? Vad hindrar dina medarbetare från att utvecklas? Känner du dig som en bluff? Har du en medarbetare som inte gärna tar sig an nya uppgifter? Då kanske det handlar om bristande självkänsla eller självförtroende. Vad har du för självbild?  Vem är du? Ser du positivt eller negativt på dig själv? Hindrar eller hjälper din bild dig i karriären, i din ledarroll och ditt liv generellt? En låg självkänsla kan hindra oss i vår karriärutveckling och påverkar både yrkesliv och vår livskvalité negativt. Men myntet har också en annan sida - en god självkänsla och självförtroende kan hjälpa oss att åstadkomma stora positiva förändringar i livet.

  • Ledarskap

Göran Persson tycker inte om plakatpolitiker och har aldrig backat för att fatta och genomföra de tuffa besluten. Det var dessa kvaliteter som gjorde honom till finansminister och så småningom statsminister i ett välfärdssverige präglat av 90-talskrisen. Persson uppvisade betydande ledaregenskaper och politisk slughet - men fick också rykte om sig att vara bufflig och dominant.

  • Planera

Att aldrig ta sig tid att fundera över arbetsvardagen kan bli dyrt i längden. Om du inte regelbundet stannar upp och reflekterar kan du heller aldrig vara säker på att du faktiskt ägnar din tid åt rätt saker. Risken är istället stor att du konstant jobbar med saker som inte tar dig mot ditt mål. Har du verkligen tid att strunta i pauserna som ger dig en meningsfull vardag? Att vara effektiv är inte detsamma som att beta av en to-do-lista: för tänk om den är full av fel saker? Att pausa ofta kan leda till en mer effektiv och meningsfull dag.

  • Motivationsbloggen

Att jämställdhet och lönsamhet förstärker varandra vet vi från forskning, men vi vet inte helt hur de förhåller sig till varandra. Efter att ha arbetat som jämställdhetsentreprenörer i flera år börjar jag bli otålig. Jag vill förstå kopplingen, jag vill se nya tjänster och innovationer kring jämställdhet och lönsamhet. Både för att utveckla vårt samhälle men också för företagens skull.

  • Hälsa

Hur står det till med det svenska arbetslivet? Inte så bra, av den senaste Jobbhälsobarometern att döma. Svenskarna känner sig allt mindre motiverade på jobbet, samtidigt som sjukfrånvaron ökar. Många upplever att deras kompetens inte tillvaratas och att det saknas utvecklingsmöjligheter.

  • Motivationsbloggen

Du är 100 meter från målet, det är nu det avgörs. Vinner du loppet och får äntligen ta emot äran att stå högst upp på prispallen med guldmedaljen runt din hals. Med uppsträckta armar mot luften får du ta emot publikens jubel som aldrig slutar. Får du din belöning för alltid och engeri du uppoffrat för att bli bäst och för att vara en vinnare. Eller blir du istället omsprungen innan målsnöret och kommer in som ”tvåan” ingen kommer ihåg som med gråten i halsen ser på hur motståndaren firar som en vinnare medans du snopet suckar och tänker – det kunde varit jag, det var ju så nära.

  • Ledarskap

Jag knatar in genom mitt nya bokförlags huvudentré och ser mig omkring samtidigt som min förläggare berättar för mig att detta är ett av tre våningsplan och att de är omkring etthundra medarbetare som arbetar på företaget. Hoppsan, tänker jag, och hoppas att jag ser mer författarmässig ut än vad jag känner mig när jag passerar det öppna kontorslandskapet.