BLI MEDLEM IDAG

Bli medlem nu och höj din jobbvardag med ny kunskap kring ledarskap, motivation och prestationer!

Bli medlem nu!

Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


Du kanske även gillar

Här kommer några annorlunda tips kring ett drömresmål för många... Är du sugen på att åka till Japan? Varför inte göra...

Välj rätt teambyggande aktivitet inför höstens kickoff och konferens. Var tydlig med vad ni vill uppnå, säkerställ att du och din...

En trigger hjälper dig att ladda mentalt inför mötet Gör som elitidrottarna inför ett viktigt lopp, skaffa dig en egen...

Skön stad som ger mersmak. Kanske är chokladen, ölen, musslorna och serierna de främsta...

Metoden Getting things done frigör energi att utföra. Om du får alla ”måsten” ur huvudet på ett...

Det bli allt vanligare att anställda belönas med volontärresor. Ett växande antal innovativa företag använder sig av volont...

Motivation.se ger dig en guide till Skype-etikett. Möten över Skype blir allt vanligare. Och när tekniken fungerar...

Utställningar för alla smaker. Att Sverige är vackert och fantastiskt på många sätt och...

Spar värdefull arbetstid genom tydlighet, dagordning och färre detaljdiskussioner. Att träffas och ta ett projektbeslut kan väl inte vara så sv...

Organisationskonsulten Liv Cardell; "Det går inte att beordra, informera eller besluta fram en förändrad företagskultur". Att genomföra större förändring i en verksamheten krä...

  • Sälja

En säljprocess består normalt sett av fyra till fem olika steg. Dessa steg har oftast olika namn men de som är frekvent förekommande är till exempel: prospektering, kvalificering, presentation och avslut – för att nämna några. Under det steget som vi kan kalla prospektering, finns en av nycklarna till en effektiv säljprocess och i slutändan en lönsam affär. Denna lilla pusselbit är det vi kallar för kvalificeringen.

  • Kommunicera

Svenska valaffischer är i regel unika i sin förmåga att väcka väljarnas ointresse. Men det finns undantag; vissa affischer har skapat debatt, andra har lockat till skratt, åter andra har genom åren fått kultstatus. Så, vilka var det egentligen som ville få oss att "Rösta på Gösta"? Vem har velat framstå som landsfader, vilka har försökt skämta till det - och varför går det inte att locka väljare med "ett mänskligare Sverige"? Men framför allt: Vem var egentligen Lennart?

  • Ledarskap

Behovet att hitta och fatta beslut om nya affärsmöjligheter har ökat. Möjligheterna finns ofta utanför de historiskt sett vanliga områdena och ögonen måste öppnas ytterligare. Men, tillgänglig tid för analys och beslut har inte ökat och det gäller att jobba med affärsplanering resurseffektivt. Att hålla tempo, att ta lagom stora steg, att snabbt kunna fatta beslut och att engagera många för att mobilisera tillräcklig klokhet och genomförarförmåga.

  • Uppleva

Intresset för ost ökar i Sverige. Vi äter mer ost, vi väljer med större omsorg och på små gårdsmejerier landet runt tillverkas allt från brie till mozzarella. Här är några tips på inhemska ostproducenter att provsmaka ifrån.  Och så några tips på rediga ostmiddagar. Say cheese!

  • Innovation

Innovationsledarens uppgift kan vara bred och innehålla mycket. "Att coacha, inspirera med glada hejarop och bekräftelse till konkreta innovationsprojekt är en del. Men lika mycket av jobbet innebär att syssla med den övergripande innovationskulturen på företaget - vad betyder innovation för oss och hur arbetar vi med innovation?", säger Tove Weigel, Innovationsledare, Mölnlycke Health Care.

  • Motivera

Hej min vän. Och välkommen tillbaka till verkligheten. Förhoppningsvis har du låtit dagarna flyta samman, sprungit runt naken med solskyddsfaktor 500 i den gassande solen och slumrat i den breda hängmattan till ljudet av vinden som smeker genom de gröna löven. Kanske med någon du älskar snarkandes på bröstet.

  • Hälsa

Välkommen tillbaka! Nu vimlar tipsen i medierna om hur vi ska komma igång efter semestern. Där finns mycket klokt att ta till sig. Jag skulle vilja tillföra ett långsiktigt tänk, lite 5:2 för hjärnan under hela hösten. Så att du och din hjärna orkar mycket och håller länge. Kanske till och med briljera.

  • Ledarskap

Alla människor är kreativa, men tyvärr finns det många hinder som kan sätta stopp för din egen eller dina medarbetares kreativitet. Både som chef och som individ kan det därför vara bra att känna till de vanligaste "kreativitetsdödarna". Forskning från Harvard visar bland annat att dålig rollfördelning och onödiga begränsningar leder till försämrad kreativ förmåga bland medarbetarna.

  • Kommunicera

Valupptakten har intensifierats och löftena om en bättre tillvaro efter den 14 september står som spön i backen, oavsett om det blir en blå, röd eller färgblandad valseger. Fakta och statistik används flitigt, men inte sällan är de helt ojämförbara. Det är inte helt ovanligt att politikers tyckanden saknar faktisk grund. Så vem kan man egentligen lita på i dessa tider, kan man lita på dig?

  • Motivera

För att nå framgång i livet måste du bli en mästare på att generera nya idéer. Men hur går det till egentligen - vad är hemligheten bakom kreativitet? Svaret är att det egentligen inte finns någon hemlighet. Forskningen tyder på att kreativitet är någonting man kan lära sig. Nya idéer är ingenting annat än en kombination av flera gamla idéer och koncept.

  • Ledarskap

I sitt sommartal lät centerledaren Annie Lööf det kommande riksdagsvalet i september bli ett ”ödesval”. Det är lätt att hålla med henne. Här har jag redan beskrivit problem som Socialdemokraterna står inför vid ett förlustval. Men Annie Lööf har rätt, valet i september är precis lika mycket ett ödesval för alliansen – i alla fall för de fyra partiernas nuvarande ledningar och den politik dessa står för.

  • Ledarskap

Livet och döden är som två sidor av samma mynt – och kanske pratar vi för lite om bådadera. Men när dödens ansikte visar sig, väcks sannerligen tankarna om livet. Sommaren har varit ljuvligt fantastisk. En välbehövlig tid för återhämtning och kontemplation. Tid för att bara vara och umgås med nära och kära. Tid för att låtar tankar komma och få utrymme på ett annat sätt än de får i vardagens pusslande och görande.

  • Motivationsbloggen

En vän till mig frågade häromdagen hur man förändrar normer, rent konkret. Jag tänkte ge er lite verktyg för det, men först krävs en definition av normer och ett tydligt varför. Normer styr vår vardag och är det som hjälper oss att veta hur vi ska bete oss mot varandra, det är som en uppsättning överenskommelser som vi skapat tillsammans mer eller mindre medvetet.

  • Motivera

Få framgångsrika människor har haft en enkel resa mot sina drömmars mål. De flesta måste ta sig förbi hinder som blyghet, rädsla, dåligt självförtroende och bristande självdisciplin. De gör det genom att pusha sig själva över komfortzonens gränser. Att välja bort den bekväma vägen är aldrig lätt - men med rätt metod kan du steg för steg utmana och besegra din rädsla.

  • Ledarskap

Bioteria och Middagsfrid är två snabbväxande företag som på kort tid blivit väldigt framgångsrika. Hur håller man i företagskulturen under den resan? Samtalet mellan Kicki Theander och Niklas Axelson handlar om rekrytering, ledarskap, feedback och målbilder. Och förmågan att ”walk the talk”. Här är några citat från samtalet.

  • Coacha

Sommar, ledighet, sol och bad ger tid för lugn och stillhet. Då hör vi plötsligt vår inre röst och våra tankar. Rösten kanske säger: ”Jag är egentligen ganska trött på jobbet och chefen.”. ”Jag vill utvecklas , men vet inte riktigt hur.”. ”Jag har varit på samma ställe i åtta år, jag borde nog gå vidare och göra något annat. Men jag vet inte vad jag vill…”. Känner ni igen tankarna?

Partners

Litteraturtips