Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


Du kanske även gillar

Konferenser flyttar utomlands igen. Flygresandet i Sverige ökade kraftigt under 2010, totalt flög 28,5...

Bli mätt på mat och upplevelser. Paris behöver ju inte någon närmare presentation. Alla har nog...

Tredje artikeln från gästskribenterna Alexandra Thomas och Jonas Roth: ”En facilitator är övertygad om att flera hjärnor är bättre än en.” Tänk dig att följande händer när du faciliterar ett mö...

Kontorslandskapet kan vara både bra och dåligt - beroende på dess utformning, menar forskare. Kan kontorslandskapets utformning påverka medarbetarnas hälsa,...

Tips och tekniker för att variera mötesmetoderna. Den som vill anta utmaningen att arrangera framgångsrika möten beh...

Rätt matchning mellan person, organisationskultur och incitament - då skjuter produktiviteten i höjden. Bra matchning mellan person och organisationskultur leder till ökad...

Besök en herrgård för reflektion och samla kraft inför sommaren. Äntligen har solen börjat titta fram på riktigt och dagarna...

Dåligt planerade arbetsdagar orsakar ineffektivitet, säger Kompetensakademins Michael Alphov. Svenska tjänstemän förlorar tid och energi genom att inte...

Anneli Godman: "Hjärnans arbetsminne har begränsat med resurser och behöver pauser, för de flesta varje timme, för att orka hålla fokus på det som sker för stunden." I mina samtal med högpresterande personer kommer ofta det här med...

Tomas Eriksson, organisationskonsult: "Med ökad tillit i gruppen slappnar medarbetarna av och stressar mindre".

 När det sker förändringar på arbetsplatsen eller i...

  • Hållbarhet

Nu har paket från julklappshjältar över hela landet börjat lämnas in. Genom Aktion Julklappen får barn i Ukraina, Georgien, Moldavien och Rumänien bland annat block, kritor och tandborstar till jul. Förra året fick 29 672 barn en julklapp och i år har redan över paket lämnats in av julklappshjältar i hela Sverige. Läs mer om projektet och om hur du kan bidra till en bättre jul för barn som har det svårt.

  • Ledarskap

Det blir en annorlunda krönika den här gången. I samband med Årets VD hade jag förmånen att få prata om politik från scenen på Berns i Stockholm. Jag kände ett stort gensvar från publiken, som också levererade frågor. Några svarade jag på från scenen. Några besvarar jag här.

  • Ledarskap

Den 10 november delades utmärkelsen Årets VD 2014 ut på Berns Salonger i Stockholm. En händelserik galakväll med spännande talare på scenen, förväntansfull publik och många intressanta diskussioner kring vd:rollen, hållbarhetsarbete och framtidens ledarskap. Här kan du se ett sammandrag från kvällen.

  • Motivera

Zlatan Ibrahimovic är på många sätt ett unikum. Med en vinnarmentalitet som kan få vilken säljcoach som helst att blekna har Zlatan tagit sig hela vägen från Rosengård till Paris. Han är idag en av världens bästa fotbollsspelare. Hur gjorde han - och vad kan vi andra lära oss av den gode "Ibra"? Motivation.se vaskar fram sju lärdomar ur Zlatans karriär - och några sköna citat som förklarar vad det handlar om.

  • Ledarskap

Dimitris Gioulekas är VD för Knightec, ett konsultföretag inom teknik och ledarskap som har haft konstant tillväxt under de senaste tio åren. En av de viktigaste framgångsfaktorerna för företaget är mångfald. Ett team som enbart består av kopior av en själv blir inte särskilt dynamiskt - tvärtom riskerar det att somna in i outmanad självgodhet, menar Gioulekas, som nu kan titulera sig Årets VD 2014.

  • Ledarskap

Hur har en vd det på jobbet? Hur tänker en vd och på vad? Enda sättet att få svar är att fråga - och det är just det VD-Barometern gör. Svaren i undersökningen blev underlag till en mycket intressant paneldiskussion vid prisutdelningen av Årets VD den 10 november på Berns. Här kan du läsa mer om bakgrunden till Barometern och ta del av Mats Frids reflektioner och kommentarer kring resultatet.
 

  • Ledarskap

Under åtta års tid har Alliansen ägt problemformuleringsprivilegiet i svensk arbetsmarknadspolitik. I de tre senaste riksdagsvalen har svenska folket fått ta ställning för eller emot jobbskatteavdrag och sänkta ersättningar i bidragssystemet. Nu ligger bollen istället vid de rödgrönas fötter, och frågan infinner sig: Vad vill egentligen vänstern med svensk arbetsmarknad?
Motivation.se ringde upp den vänsterinriktade nationalekonomen Sandro Scocco för att prata ideologi. Och upptäckte att alla inte är lika "triangulerade" som Stefan Löfven och Magdalena Andersson.

  • Ledarskap

Redan som 13-åring visste Ruth Westberg att hon ville bli VD - möjligheten att påverka, förbättra och förändra har alltid varit viktig för henne. Nu, 14 år senare, leder hon teknikföretaget Concept mot allt större framgångar - trots att hon själv i allt väsentligt saknar tekniska kunskaper. Istället satsar hon på att få med sig alla på tåget och lita på sina medarbetares kompetens. En strategi som har fungerat tillräckligt bra för att göra henne till Årets Unga VD 2014.

  • Ledarskap

Nästan hälften av allt som vi människor gör går på ren vana. Vi är inte alltid medvetna om våra vanor - ändå finns de alltid där och styr våra liv. Det är de som avgör vad du äter, hur ofta du tränar, hur du kommunicerar och hur du arbetar. Vanans makt är stor. Men den fria viljans makt är större - om du vågar tro på den.

  • Ledarskap

Dålig nattsömn, ständig oro och ett dygnet runt-arbete, berättar folk för mig att det är vad jag har att vänta. Nej, jag ska inte starta något nytt företag, däremot blir jag mamma för första gången vilken dag som helst.

  • Motivera

Nej, det krävs inte mycket för att hjälpa medmänniskors motivation på traven. Å andra sidan – det krävs heller inte särskilt mycket för att snabbt och effektivt sänka den med bara några få ord. Liria Ortiz är psykolog och författare och använder metoden Motivational Interviewing tillsammans med sina klienter i förändringsprocesser - såväl individuella som organisatoriska. Som så ofta handlar det om kunskap. Och om att vara uppmärksam på hur man samtalar.

  • Ledarskap

Idag har Årets VD och Årets Unga VD utsetts. Vinnaren i kategori stora företag är Jonas Wiström, vd, ÅF, Solna. Årets VD i kategori mellanstora företag är Dimitris Gioulekas, Knightec, Örnsköldsvik. I kategorin små företag vann Ida Backlund, Rapunzel of Sweden, Umeå (Priset mottogs av Ann-Christin Backlund). Totalt har juryn bedömt cirka 128 inkomna nomineringar från hela landet. För första gången har också utmärkelsen Årets Unga VD delats ut. Vinnaren är Ruth Westberg, vd, Concept i Göteborg.

  • HR

Du har ingen schemalagd arbetstid. Du kan ta semester när du vill, hur länge du vill - bara du sköter dina projekt. Så kommer dina anställningsvillkor att se ut om du börjar jobba för den excentriske entreprenören Richard Bransons flyg- och underhållningsbolag Virgin. Total frihet under ansvar - är det så framtidens arbetsliv kommer att fungera? Ja, kanske - åtminstone för vissa, säger Ulf Boman på Kairos Future.

  • Sälja

Jag pratar ofta om hur viktigt det är att ifrågasätta och utmana våra kunder. Ofta vet inte kunden vad han eller hon behöver och resultatet blir därför en dålig beställning av tjänster och produkter. Betyder det att den klassiska relationsförsäljningen inte längre är relevant? Svaret är både ja och nej.

  • Ledarskap

Förra året fick han utmärkelsen Årets vd i kategorin stora företag. Vi har pratat med Ray för att höra hur det var att få utmärkelsen. Vi hann också prata hållbarhet och vd-roll.

  • HR

En knapp tredjedel av alla som har bytt jobb ångrar sitt val, enligt en ny undersökning från Careerbuilder. De vanligaste orsakerna är att man är missnöjd med arbetsuppgifterna på nya jobbet och att man inte kommer överens med chefen.