BLI MEDLEM IDAG

Bli medlem nu och höj din jobbvardag med ny kunskap kring ledarskap, motivation och prestationer!

Bli medlem nu!

Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


Du kanske även gillar

Så får du ut mesta möjliga av investeringen när du anlitar en föreläsare. Rätt talare eller moderator kan bli en riktig effekthöjare på...

Mötesexperten Micke Darmell: "Prioritera interna möten högre upp på agendan". När det är dags för konferens lägger företag ofta...

Tema:Stress - Multitasking, en motsägelsefull aktivitet utifrån ett hjärnperspektiv. Multitasking är ett ord som har hängt med ett tag men som på...

Magnus Bornäs på Life Group delar med sig av sina bästa tips för ökad effektivtet. Det går att hitta balansen mellan ett stressigt yrkesliv och en fullsp...

Metoden Getting things done frigör energi att utföra. Om du får alla ”måsten” ur huvudet på ett...

Anna Hermes ger fem tips som förenklar höstens eventplanering. Visst är det härligt att få upp farten. Mycket står p...

Det bli allt vanligare att anställda belönas med volontärresor. Ett växande antal innovativa företag använder sig av volont...

Eventbarometern spår att företagskonferenser och event ökar i år. Över tvåhundra vd:ar, marknadschefer samt event- och...

Välj rätt teambyggande aktivitet inför höstens kickoff och konferens. Var tydlig med vad ni vill uppnå, säkerställ att du och din...

Affärsresor utomlands ökade med 42 % under 2010. Svenskarna vill utomlands igen. Enligt försäljningsstatistik fr...

  • Ledarskap

Värderingar handlar om vad som är viktigt för oss som människor. Därför behöver vi bli mer medvetna om vilka värderingar vi har och vad dessa får för konsekvenser för våra liv. För att väcka denna medvetenhet arrangeras eventet World Values Day i Stockholm, Göteborg och Lund under hösten. "Vi vill att den här dagen ska bli en ögonöppnare för människor", säger Anna Strandberg, projektledare för World Values Day i Göteborg.

  • Motivationsbloggen

Två heldagar med HR i fokus innebar att ämnen som förändring, ledarskap och värderingar fick stor plats på Chinateaterns scen. Det är ett säkert tecken på att Sveriges HR Förening hänger med, ligger i tiden och förstår precis företagens stora utmaningar i en samtid där människan blir allt viktigare. Hur attraheras talanger? Hur behåller vi dem? Och hur ska vi leda i en ny tid för att individer ska hamna i synkronicitet med organisationens visioner?

  • Hälsa

Meditation löser inga problem. Men det ger en bra grund att lösa sina problem ifrån. Hörde mig själv säga detta häromdagen och tänkte att det var riktigt bra sagt! Men varför så mycket mindfulness just nu? Och hur funkar det? Vi söker svaret i nutiden och i hjärnan.

  • Innovation

Från idé till innovation kan vägen vara brokig och det finns många sätt att ta sig framåt. Processer, strategier, metoder och modeller – olika branscher och organisationer har varierade angreppssätt för att uppnå en innovativ företagskultur. Åse Angland Lindvall sa upp sig och startade företaget Idea2Innovation för att ta fram något som hon själv hade saknat – ett verktyg som samlar människors idéer och tar dem till nästa nivå. Hennes drivkraft? ”Jag ville så gärna tillvarata alla bra idéer som en organisation består av.”

  • Hållbarhet

De senaste decenniernas globalisering har i grunden förändrat världen och samhället. Förutsättningarna i affärsvärlden har förändrats så mycket att det kan beskrivas som en revolution - närmare bestämt en värderevolution. Cynismens tid är snart förbi, företagen måste ta ansvar och leverera samhällsnytta för att överleva. Det menar hållbarhetsexperten Love Lönnroth i en nyutkommen bok.

  • Ledarskap

2010 fick han utmärkelsen ”Sveriges Bästa Unga Chef”. I augusti 2012 blev han vd på 3. Året efter utsågs han till ”Årets ledare i telekombranschen”. Det verkar som Nicholas har hittat rätt i sin ledarstil. Vi blev nyfikna och ställde några snabba frågor om ledarskap för att få veta vad som kännetecknar en bra chef och se vilka råd han ger till nya förmågor.

  • Motivera

Vi är barn av stjärnorna, alla invandrade till denna jord. Jo, så är det faktiskt. När jag tänker på storheten och skönheten i detta livets mysterium så hisnar tanken. Jag får gåshud och rysningar längs ryggraden. Vart kommer jag ifrån, egentligen?

  • Motivera

Ja, du kommer att vara rädd för vad andra människor kommer att tycka när du kliver ut för att förverkliga dina idéer. Och självklart kommer du att bli ifrågasatt och kritiserad. Ju större steg du tar, desto fler åsikter kommer du att utsättas för. Du kommer inte kunna göra förändringar utan att riva upp känslor och skapa reaktioner hos din omgivning som kommer att behöva anpassa sig eller lämna dig. Det är klart du kommer att tvivla och känna dig osäker och då kan det räcka med en liten kommentar från din omgivning för att hela din värld ska sättas i gungning.

  • Innovation

Ingen dag är den andra lik för Maja Påhlman, teamchef för innovation och nylanseringar på ICA Sverige AB. Hon drivs av att skapa värde för kunderna, men också av att coacha medarbetarna i de kreativa processer som pågår längs vägen mot innovation. Och hon har inget alls emot förändring i de projekt hon deltar i.

  • Kommunicera

Hur gör du för att folk ska komma ihåg ditt namn? Eller lever du i tron att du alltid blir ihågkommen när du presenterar dig för någon? I så fall får du tänka om, för andra männsikor fungerar precis på samma sätt som du gör. De glömmer nämligen bort ditt namn så fort du sagt det, precis som du glömmer en ny bekantskaps namn i samma sekund som handskakningen är över. Så hur ska du då göra för att bli ihågkommen? Det finns ett knep.

  • Motivera

Ungdomsarbetslöshet är ett stort problem i det svenska samhället. Men att komma åt problemet är långt ifrån omöjligt - det har kommunägda Telge Tillväxt i Södertälje bevisat. Sedan tre år tillbaka anställer de unga som befinner sig i utanförskap, lär upp dem och skickar ut dem på bemanningsuppdrag hos privata företag. "Vi ser en anmärkningsvärt snabb och kraftig förändring i motivation hos ungdomarna", säger Harry McNeil, vd för Telge Tillväxt.

  • HR

Tänjer du på sanningen när du söker jobb? Det är du i så fall inte ensam om. En ny undersökning från karriärsajten Careerbuilder visar att 6 av 10 rekryteringschefer någon gång har upptäckt en lögn i en kandidats CV. Det handlar om allt ifrån försiktiga överdrifter till absurda lögner om OS-medaljer och hjältedåd. Och förresten, varför inte smyga in pappas karriär på meritlistan?

  • Ledarskap

Jag fick kritik. Jag lyssnade, tog in och reflekterade. Det gick en tid och så kom det igen. En ny slev – en del av samma vara, en del nytt. Jag lyssnade, tog in och reflekterade. Jag kunde se en poäng i delar av det som framfördes. Andra delar hade jag svårt att förstå. Jag kände inte igen mig. Jag vände och vred på det som hade sagt för att skapa mening, göra det begripligt för mig själv.

  • Hållbarhet

Världen förändras i en rasande fart, och likaså gör våra företag. De geografiska gränserna utgör inte längre några hinder, och de senaste decennierna har världen öppnat upp sig på ett revolutionerande sätt. De företag som vill kunna anpassa sig till denna nya världsordning, och fortsätta vara öppna för förändring, måste även ta hänsyn till de interkulturella aspekterna av att gå in på nya marknader. Det är helt nya spelregler som gäller om vi vill vara en del av den globala marknaden. Frågan är: hur lyckas vi globalt utan att tumma på våra kärnvärden och företagskultur?

  • Motivera

Att bli framgångsrik över en natt är snart sagt omöjligt. För att lyckas gäller det därför att vara envis och härda ut över tid. Du kommer att möta många hinder på vägen mot målet, och det finns inga genvägar - för att förverkliga dina drömmar måste du helt enkelt våga misslyckas.

  • Motivationsbloggen

En viktig sak med jämställdhet är att den rör både kvinnor och män. Det blir svårt att arbeta med jämställdhet med bara ett kön. Därför är det viktigt att också lyfta män. Ett bra exempel just nu tycker jag är webbsidan "Hur gör man?" där män delar med sig av berättelser från vardagen hur det är att vara man och förhålla sig till rådande normer för hur män förväntas vara och agera.