BLI MEDLEM IDAG

Bli medlem nu och höj din jobbvardag med ny kunskap kring ledarskap, motivation och prestationer!

Bli medlem nu!

Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


  • Motivera

Min kropp är rak i en planka. På en inandning går jag över i en kobra, huvudet strävar uppåt men min blick vilar mot nästippen. På en utandning går jag över i den nedåtriktade hunden. Blicken strävar mot naveln. Jag andas fem långsamma, djupa andetag innan jag medvetet rör mig ur positionen och steg för steg tar mig tillbaka till utgångsläget. ”Samasthitih” hör jag yogaläraren säga. Vi står upprätt och stilla innan vi påbörjar nästa rörelse.

  • Innovation

Social innovation är ett brett och komplicerat begrepp. Det handlar om innovationer som syftar till att möta olika utmaningar i samhället på ett nytt sätt. Den statliga myndigheten Tillväxtanalys har släppt en rapport där man undersöker fenomenet ur ett internationellt perspektiv. Vad kan Sverige lära sig av omvärlden? Vi kan behöva fler nätverk och mötesplatser för att underlätta matchningen mellan innovatörer och finansiärer, menar rapportförfattaren Martin Wikström.

  • Innovation

Innnovation är ett teamwork, säger Eva-Carin Banka Johnson
Project Manager, Future Homes, IKEA. I sin roll som innovationsledare arbetar hon tillsammans med forskare, industripartners och användare för att bygga funktionella och hållbara hem som fungerar i framtidens urbana miljö. "Det är ett spännande uppdrag där jag aldrig vet vad som ska komma ut av det vi gör.", säger hon till Motivation.se.

  • Motivera

Det svenska IT-konsultbolaget Cygni har utsetts till Europas bästa arbetsplats. Bakom utnämningen ligger ett långvarigt och hårt arbete med rekrytering, kompetensutveckling och medarbetarengagemang. Men i den kompetenstörstande IT-branschen gäller det att inte luta sig tillbaka och vara nöjd. "Vi måste ligga i ständig förändring", säger företagets vd Jon Persson.

  • Uppleva

Att Sverige är vackert och fantastiskt på många sätt och vis, det vet vi redan. Och du har säkert dina egna smultronställen och favoritplatser att besöka. Kanske är rutten redan lagd, men här får du chansen att upptäcka  nya favoriter. Vi har samlat några spännande utställningar väl värda ett sommarbesök. Ta en omväg eller kör raka spåret. Kultur är kul.

  • Motivationsbloggen

Jag har förut lyft frågan om att mäta jämställdhet här i bloggen och nu finns ett till sätt att snabbt ge dig en fingervisning om hur just ditt företag ligger till när det kommer till jämställdhet.

  • Hållbarhet

I första delen av Pratbart samtalar Helena Timander och Marie Alani med Pär Larshans från Max Hambugerrestauranger och Emma Ihre från Finansdepartementet. Temat är hur hållbarhet och företagskultur skapar affärsmässig lönsamhet och stärker varumärket. Här är några citat ur avsnittet.

  • Ledarskap

Tvärtemot vad vissa anser kan en ledare faktiskt inte motivera andra. Som ledare skulle det vara dumt - rent av arrogant - att tro att vi har makten att motivera en annan person. För egentligen finns redan källan till motivation inom varje person vi möter. Den verkliga utmaningen för ledare är istället att utnyttja och kanalisera den redan existerande motivationen.

  • Hälsa

Semestern är här och med den kommer härliga kvällsdopp, långa stunder vid frukostbordet, äventyr och nya upplevelser. För de flesta av oss innebär sommaren också glass, fika, vin, grill och allt det där av livets goda. Det är dock lätt att det blir lite mycket av det goda och många är de som kommer tillbaka efter semestern och inser att skärpet plötsligt behöver ett extra hål. Hur ska man egentligen bära sig åt för att inte hamna i den fällan?

  • Motivera

Hade du tänkt att lägga om din diet, gå upp en timme tidigare varje morgon eller sluta röka? Att pröva någonting nytt i 30 dagar kan vara ett smart och enkelt sätt att utmana sig själv utan att sätta ribban alltför högt. En månad är tillräckligt lång tid för att den nya vanan ska fastna - men ändå inte längre än att experimentet känns överkomligt.

  • Hållbarhet

Tycker du att det är viktigt med kundfokus, innovation och engagemang på ett företag? Då är du inte ensam, för det är de värdeord som de allra flesta företag har valt, inte bara i Sverige utan i hela Europa. Om jag istället frågar: ”Tycker du att kundfokus, innovation och engagemang präglar svenska arbetsplatser?”, kommer jag att få ett helt annat svar. Gapet mellan det vi kommunicerar och hur vi agerar är nämligen illavarslande stort. Samtidigt visar all forskning att företag som lever sina värderingar ”på riktigt” är mer lönsamma, har bättre tillväxt och är betydligt bättre på att hantera kriser. Så hur går vi från ord till handling?

  • Hållbarhet

Han är supertalangen som vägrar att lyssna när folk säger "det går inte" och "det kommer aldrig att fungera". Vid 28 års ålder driver Michel Issa fyra olika företag - och har också hunnit dra igång flera stora välgörenhetsprojekt. Men egentligen skulle han ha blivit munk.

  • Kommunicera

99 procent av de som hoppas skapa uppmärksamhet och gå igenom bruset med sina events under Almedalsveckan blir besvikna, enligt en intervju jag läste med civil- och bostadsminister Stefan Attefall. Inte så konstigt om man har förväntat sig ett mediagenomslag likt det när Gudrun Schyman eldade upp pengar för några år sedan, fortfarande sedd som Almedalens mest uppmärksammade kampanj. Men även om man har lite mer modesta förväntningar så är det svårt att göra sin röst hörd under denna politikervecka som slår alla rekord i både antalet besökare och events år från år.

  • Uppleva

Läsning tillhör hela året, men av någon anledning blir sommaren den perfekta årstiden för att släppa fram den inre bokmalen extra mycket. Här kommer några utvalda tips om du känner att du inte orkar välja själv i den aldrig sinande bokfloden.

  • Motivera

Du vet att du verkligen måste jobba. Det är bråttom nu. Deadline närmar sig med stormsteg - och ändå låter du dig distraheras. Visst vore det enkelt att få jobbet gjort om det inte vore för Facebook, Twitter och allt annat som den nya tekniken lockar med? Det finns dock psykologiska förklaringar till att du låter dig distraheras. Och med rätt strategier kan du lära dig att motstå nätets lömska lockelser.

  • Hälsa

Ut och spring! Ta en promenad! Gå i trappor i stället för att ta hissen! Vi har hört det länge, kanske till leda. Vi mår bra av att röra på våra kroppar. Inte så svårt att förstå, särskilt i en stillasittande värld. Men hur är det med motivationen? Kan det hjälpa om vi blir övertygade att motion inte bara är bra för kroppen, det påverkar i allra högsta grad knoppen. Fysisk träning stimulerar hjärnan. Promenera dig smart och träna bort din stress, är hjärnforskarnas budskap.