Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


Du kanske även gillar

Tydlig delegering och löpande coachning ger önskat resultat. Hur delegerar du på ett effektivt sätt? Tydlighet i överlä...

Mark Dixon: ”Kom ihåg - en paus är inte något passivt. Det är en aktiv handling som hjälper dig att bli bättre.” Att aldrig ta sig tid att fundera över arbetsvardagen kan bli dyrt i l...

Skön stad som ger mersmak. Kanske är chokladen, ölen, musslorna och serierna de främsta...

Vanligt att ta med sig jobbet på resan. Kameran och mobilen står högst upp på packningslistan ö...

Hängivenhet till målet gör resan dit effektivare. Det är lätt att skjuta på saker, även livsavgörande...

Spännande utmaning att leda i offentlig sektor, säger LTH:s näringslivskoordinator Camilla Persson. Seg, orörlig och omöjlig att påverka - det har länge varit...

Lättare att koppla av när du har koll på läget. Barn, landet, resor och umgänge – det är mycket som ska in...

En trigger hjälper dig att ladda mentalt inför mötet Gör som elitidrottarna inför ett viktigt lopp, skaffa dig en egen...

Magnus Bornäs på Life Group delar med sig av sina bästa tips för ökad effektivtet. Det går att hitta balansen mellan ett stressigt yrkesliv och en fullsp...

Åsa Lindell, mötesledare på Meetmarket: "Det är ont om utbildade mötesledare". Företag och organisationer använder minst 25 procent av arbetstiden...

  • Motivationsbloggen

Många summerar sitt år i december och så även jag. När det kommer till jämställdhet har det hänt en hel del under året. Vi har bytt regering och därmed jämställdhetsminister från Maria Arnholm till Åsa Regnér. Efter valet presenterades en regeringsförklaring som bjöd på en del nyheter när det gäller jämställdhet, bland annat att lönekartläggning nu ska genomföras varje år istället för var tredje som nu. Sedan blev ju det politiska läget lite skakigt så vi får väl se vad som nu händer med det.

  • HR

Att vara introvert i ett samhälle där man alltid måste höras och synas är inte alltid det lättaste. Mingelpartyn, teamwork och öppna kontorslandskap är bara några exempel på företeelser i arbetslivet som kan dränera den inåtvände på energi. Men om naturen har delat in oss i introverta, extroverta och ambiverta så är det inte av en slump - varje personlighetstyp har sina styrkor och svagheter. Kanske är det dags att vi börjar ta större hänsyn till varandras olikheter i arbetslivet?

  • Ledarskap

Hur mäter man ett teams faser och vardagliga utveckling och svängningar? Det enkla svaret: man ställer frågor. Inga konstigheter egentligen – så länge man verkligen gör det. Ofta är det precis det som är utmaningen – utvärdering och reflektion är steget som glöms bort eller prioriteras ner. Men det finns verktyg som gör det lättare att bygga effektiva team baserat på gruppens dynamik. Jag har pratat med en av grundarna av företaget Mentimeter, Johnny Warström, som tillsammans med HR-forskaren Philip Runsten och konsultbolaget Influence tagit fram konceptet ”Effektiva team”.

  • Ledarskap

Snart har ett år gått igen - 2014 går mot sitt slut och ett nytt spännande 2015 står för dörren.  Det gick fort som vanligt. Att stanna upp och reflektera över hur året har varit och vad du vill ta med dig in i nästa är ett bra sätt att ta personligt ansvar för din situation. Det handlar om ledarskap över dig själv och din egen utveckling. I dagens arbetsliv går allt med en rasande fart och vi hinner sällan reflektera. Du kan ändra på det - om du bara bestämmer dig.

  • Ledarskap

I ledarskapet är den första personen vi behöver granska - oss själva. Det är vad jag kallar spegelprincipen. Om vår självuppfattning är förvrängd, då kommer vi att påverka andra i fel riktning.  Läs John Maxwells reflektion kring behovet av självinsikt i ledarskapet.

  • Motivera

Jag fyllde 50 i somras… många blandade känslor. Det är en underbar ålder, men det är också mycket som förändrats i kroppen de senaste åren. Jag har rört på mig hela mitt liv och plötsligt händer det – min träning fungerar inte på samma sätt som tidigare. Trots att jag kör fem pass i veckan och håller i gång så får jag inte samma resultat som tidigare. Allt tar längre tid och skadorna kommer mycket lättare. Jag måste nog inse att åldern har trots allt betydelse. Så hur ska man då lägga upp träningen? Här kommer några råd från mig!

  • Motivera

Positivt tänkande hjälper oss att uppfylla alla våra drömmar. Åtminstone är det vad vi har fått lära oss av populärpsykologin de senaste decennierna. Men tänk om det är så att drömmandet och det positiva tänkandet håller dig tillbaka snarare än att hjälpa dig? I den nya boken "Rethinking Positive Thinking" visar psykologiprofessorn Gabriele Oettingen, med stöd i 20 års forskning, att ensidigt positivt tänkande rent av minskar sannolikheten att vi ska uppfylla våra önskningar. Men det finns en metod som verkligen fungerar...

  • Hälsa

Har nyligen följt en artikelserie i DN om flow. Forskare, konstnärer och en känd idrottsprofil berättade om sina upplevelser av flow. Samtliga sätter förmågan att fokusera, för att komma i flow, högt. Inte så konstigt, den ena förutsätter den andra. Samtidigt är fokustid en stor bristvara i ett samhälle där vi vill och behöver prestera.

  • HR

Vår tids vurm för platta organisationer bygger på begreppsförvirring, floskler och myter. Det menar professor Björn Rombach vid Göteborgs universitet, som bland annat har skrivit boken "Res Pyramiderna". Platta organisationer passar för massproduktion av enkla produkter i en omgivning som inte förändras - men är knappast den bästa strukturen för företag som eftersträvar medarbetartrivsel, kundorientering och ett modernt ledarskap.

  • Sälja

Att tillföra värde är det många som pratar om nu. Från att ha fokuserat mycket på att sätta kunden i centrum och utgå från kundens problem – något som många pratar om men få gör - kan vi nu konstatera att värdebaserad försäljning är någonting som alla ska jobba med. Men vad innebär det egentligen att vara en värdehöjare och kan alla bli det?

  • Ledarskap

Varannan svensk har idag ett yrke som inte kommer att behövas om 20 år. Automatiseringen i arbetslivet gör att jobben försvinner - och tro inte att du går säker bara för att du har ett kvalificerat tjänstemannayrke. De flesta yrken och branscher kommer i olika grad att beröras av förändringen. Frågan är vilka konsekvenserna blir och hur pass förberedda vi är inför det som väntar. ”Även om det tillkommer nya jobb så kan vi få en stor omställningsproblematik", säger Stefan Fölster, nationalekonom på Reforminstitutet.

  • Innovation

Chefen och innovationsledaren på Tillväxtavdelningen i Uddevalla kommun har en brokig bakgrund – han har varit verksam som rörmokare, konststudent, tagit lärarexamen, jobbat som illustratör och egenföretagare. Till slut har banan mynnat ut i innovationsledarrollen. Det bästa med yrket är bland annat att få omsätta visioner till konkreta handlingsplaner som främjar nytänkande.

  • HR

Bara 1 av 3 som har sökt jobb det senaste året skulle söka sig till samma arbetsgivare igen, visar en ny undersökning från Wise Professionals. Bristande kommunikation och transparens gör att ansökningsprocessen ofta blir en negativ erfarenhet för de sökande. "Många företag pratar om employer branding, samtidigt bemöter de kandidater så illa att var tredje avråder andra från att söka jobb hos den arbetsgivaren", säger Åsa Daxberg på Wise Professionals.

  • Uppleva

Det är inte bara barn som uppskattar julkalendrar. Nu kan du räkna ner december tillsammans med oss på Motivation.se. Varje dag, hela vägen fram till den 24:e, öppnar vi upp en artikel eller annat intressant material ur vårt arkiv. Och på julafton ger vi bort något som vi tror att du vill ha... Erkänn att du blir nyfiken? Välkommen in!

Klicka här för att komma till vår julkalender!

  • Motivera

Du är född med potentialen - gjord för att vinna, med celler designade för att bryta ny mark och följa drömmar som är värda att misslyckas för. Precis så, mitt i gnället om tidsbrist, fascinationen för youtube-fenomen, renoveringsprojekt, traditionsbundna taco-kvällar, ifrågasatta rotavdrag och en samhällsneuros av prestationsångest - ska du lyfta blicken, spänna käkarna, stålsätta pannan och stapla medalj efter medalj på dina drömmars altare.

  • Motivationsbloggen

Faciliteringsdagarna är platsen för den som vill utforska mötesstruktur, kultur och lära mer om potentialen och möjligheten som ligger i något vi gör nästan dagligen - nämligen möts. Dagen kickar igång med ”Inspiration i storgrupp” och alla deltagare samlas i samma rum. Under tiden som stormötet pågår, sker också många små i lokalen. Så många att det inte går att räkna. Vi hälsar, skrattar, pratar i mindre grupper, byter stolar, presenterar oss för varandra kors och tvärs, berättar historier trots att vi aldrig träffats. Det blir plötsligt tydligt: ensamma är vi ganska ospännande, nästan osynliga. Men när vi interagerar med varandra – då blir vi synliga.