BLI MEDLEM IDAG

Bli medlem nu och höj din jobbvardag med ny kunskap kring ledarskap, motivation och prestationer!

Bli medlem nu!

Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


Du kanske även gillar

Ta kontroll över din vardag med en skräddarsydd leanmetod som du uppfinner själv. Det är populärt just nu att prata om en agil eller lean arbetsplats....

Föränderlig marknad och modiga kunder kräver nytänkande säljmetoder. En marknad där förutsättningarna hela tiden förändras...

Dåligt planerade arbetsdagar orsakar ineffektivitet, säger Kompetensakademins Michael Alphov. Svenska tjänstemän förlorar tid och energi genom att inte...

Kanban - den enklaste agila metoden av dem alla? Om burkmat förändrade krigföring så har Post-It-lapparna f...

"Det är i det lilla det stora uppenbarar sig. Tar vi inte de första små stegen får vi inte uppleva det stora. Då blir det bara mer galenskap." Den psykiska ohälsan ökar. Det är hög tid att vi tar den p...

Tydlig delegering och löpande coachning ger önskat resultat. Hur delegerar du på ett effektivt sätt? Tydlighet i överlä...

Håll den röda mötestråden och skapa engagemang hos deltagarna. Med hjälp av en professionell mötesfacilitator kan ett enskilt m...

Mötesexperten Micke Darmell: "Prioritera interna möten högre upp på agendan". När det är dags för konferens lägger företag ofta...

Anneli Godman: "Hjärnans arbetsminne har begränsat med resurser och behöver pauser, för de flesta varje timme, för att orka hålla fokus på det som sker för stunden." I mina samtal med högpresterande personer kommer ofta det här med...

Pauline Eriksson: "Vi har alltid tillräckligt med tid, så länge vi bara utnyttjar den rätt". Så otroligt mycket runtomkring oss kretsar kring maximerad produktivitet...

  • Motivera

Ungdomsarbetslöshet är ett stort problem i det svenska samhället. Men att komma åt problemet är långt ifrån omöjligt - det har kommunägda Telge Tillväxt i Södertälje bevisat. Sedan tre år tillbaka anställer de unga som befinner sig i utanförskap, lär upp dem och skickar ut dem på bemanningsuppdrag hos privata företag. "Vi ser en anmärkningsvärt snabb och kraftig förändring i motivation hos ungdomarna", säger Harry McNeil, vd för Telge Tillväxt.

  • HR

Tänjer du på sanningen när du söker jobb? Det är du i så fall inte ensam om. En ny undersökning från karriärsajten Careerbuilder visar att 6 av 10 rekryteringschefer någon gång har upptäckt en lögn i en kandidats CV. Det handlar om allt ifrån försiktiga överdrifter till absurda lögner om OS-medaljer och hjältedåd. Och förresten, varför inte smyga in pappas karriär på meritlistan?

  • Ledarskap

Jag fick kritik. Jag lyssnade, tog in och reflekterade. Det gick en tid och så kom det igen. En ny slev – en del av samma vara, en del nytt. Jag lyssnade, tog in och reflekterade. Jag kunde se en poäng i delar av det som framfördes. Andra delar hade jag svårt att förstå. Jag kände inte igen mig. Jag vände och vred på det som hade sagt för att skapa mening, göra det begripligt för mig själv.

  • Hållbarhet

Världen förändras i en rasande fart, och likaså gör våra företag. De geografiska gränserna utgör inte längre några hinder, och de senaste decennierna har världen öppnat upp sig på ett revolutionerande sätt. De företag som vill kunna anpassa sig till denna nya världsordning, och fortsätta vara öppna för förändring, måste även ta hänsyn till de interkulturella aspekterna av att gå in på nya marknader. Det är helt nya spelregler som gäller om vi vill vara en del av den globala marknaden. Frågan är: hur lyckas vi globalt utan att tumma på våra kärnvärden och företagskultur?

  • Motivera

Att bli framgångsrik över en natt är snart sagt omöjligt. För att lyckas gäller det därför att vara envis och härda ut över tid. Du kommer att möta många hinder på vägen mot målet, och det finns inga genvägar - för att förverkliga dina drömmar måste du helt enkelt våga misslyckas.

  • Motivationsbloggen

En viktig sak med jämställdhet är att den rör både kvinnor och män. Det blir svårt att arbeta med jämställdhet med bara ett kön. Därför är det viktigt att också lyfta män. Ett bra exempel just nu tycker jag är webbsidan "Hur gör man?" där män delar med sig av berättelser från vardagen hur det är att vara man och förhålla sig till rådande normer för hur män förväntas vara och agera.

  • Kommunicera

Kommunikation är grundläggande för all typ av ledarskap. En otydlig chef som inte lyckas förmedla sitt budskap står inför stora utmaningar. Hur lyckas man då få med sig medarbetarna? Elisabeth Ahremark-Fredrikson och Jenny Leister jobbar med talarskap och coachar ledare som vill slipa sin förmåga att tala inför människor. De har sett processen på nära håll och är övertygade: människor har alltid större potential än de själva tror. Och det händer något i gränslandet mellan ledarskapsutveckling och skådespeleri…

  • Ledarskap

Moderaterna faller tillbaka till tiden före Fredrik Reinfeldt – bildligt talat – och blir på nytt ett 20-procentsparti. Socialdemokraterna stoppar visserligen sin nedgång, men växer inte med Stefan Löfven. Samtliga etablerade partier – från Vänsterpartiet till Kristdemokraterna - tappar mark. Miljöpartiets försök att bli tredje största parti med ökat inflytande i riksdagen, en stark position i en ny regering och brett folkligt stöd inte bara misslyckas, det krossas. Det är bara Sverigedemokraterna som rusar framåt. Därmed har svensk politiks mardrömsscenario inträffat.

  • HR

Svenskarnas syn på status har förändrats. Gamla statussymboler som snygga bilar och sommarhus utomlands har ersatts av nya, mjukare värden, exempelvis balans i arbetslivet. Det visar en ny undersökning från Manpower Group, som också konstaterar att drygt var tredje svensk tycker att det är ganska eller mycket viktigt med status.

  • HR

Att jobba hemifrån blir allt populärare - såväl arbetsgivare som medarbetare blir mer och mer positiva till distansjobb. Fördelarna är många. Med hemmet som arbetsplats blir du mer kreativ, får större frihet och bättre möjligheter att kombinera arbete med familjeliv. Men det finns också nackdelar med att välja hemmet framför kontoret, exempelvis ensamhet, distraktioner och förlorade rutiner.

  • Ledarskap

Folk frågar mig hela tiden hur jag får så mycket gjort. Först berättar jag för dem att mycket av det är tack vare hög energi i kombination med låg IQ. Jag vet helt enkelt inte bättre. Men det är inte nyckeln till min framgång och anledningen till att jag uppnår en mängd olika mål. Hemligheten är istället något jag har tränat på i många år, men inte riktigt lärt ut så mycket: 10-80-10-principen.

  • Motivera

Det spelar egentligen ingen roll hur talangfull och begåvad du är - för att bli framgångsrik måste du också kunna erbjuda andra människor någonting av värde. Det behöver inte vara kommersiellt gångbart - beroende på hur du själv definierar framgång - men du måste kunna ge människor någonting de vill ha eller behöver.

  • Planera

Hur ska man planera sin arbetsdag för att få ut maximalt av sin tid och bli så produktiv som möjligt? Det är naturligtvis individuellt - men den forskning som finns om exempelvis sömn, produktivitet och kreativitet ger ändå en hint om vad som kan vara bra att tänka på. Låt oss därför titta närmare på några generella riktlinjer för att uppnå "den perfekta arbetsdagen".

  • Ledarskap

Vissa kallar det affärsinnovation. Andra kallar det förändring eller förbättring. Förmåga till kontinuerlig förnyelse betraktas av styrelser och företagsledningar som det viktigaste området att fokusera på för långsiktig överlevnad och framgång. Innovation och förmåga till förnyelse är inte fristående områden utan är naturliga delar av företagets kontinuerliga strategiarbete. Låt oss titta in på några påståenden och frågeställningar som ofta kommer fram i mina dialoger med styrelser och företagsledningar. Det gäller strategi, strategigenomförande, innovation och ledarskap.

  • Ledarskap

Jag har sedan många år tillbaka bestämt mig för epitetet ”frilansjournalist” på visitkortet. Möjligen skribent, copywriter eller andra fräsiga synonymer beroende på sammanhang. Det är det jag har gjort varje dag och det jag har identifierat mig med. Skrivandet är och har alltid varit en stor passion för mig. Sedan jag stolt håvade hem första priset i femteklassarnas novelltävling på Rössparksskolans mellanstadieskola på 90-talet har jag haft mitt kall. Men det bästa är ju att man faktiskt får ändra sig. Och sen ändra sig igen.

  • Uppleva

Ibland undrar man varför lägger folk ut så mycket pengar på simpla viner på krogen, men inte unnar sig något godare hemma för samma pengar? Krogarna använder nästan alltid benämningen ”husets vin” för att tjäna pengar, vilket är helt ok om man vet det. Alla måste leva och tjäna pengar. Men vet du vad du får i glaset? Och vad kostar det egentligen?