Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


Du kanske även gillar

Håll möten på stående fot eller byt mötesmiljö - spara pengar. Innan man inleder ett internt möte bör man ställa ett par fr...

Här kommer några annorlunda tips kring ett drömresmål för många... Är du sugen på att åka till Japan? Varför inte göra...

Spänning, relationer, fakta och inspiration. Läsning tillhör hela året, men av någon anledning blir...

Föränderlig marknad och modiga kunder kräver nytänkande säljmetoder. En marknad där förutsättningarna hela tiden förändras...

Vanligt att ta med sig jobbet på resan. Kameran och mobilen står högst upp på packningslistan ö...

Tomas Eriksson, organisationskonsult: "Med ökad tillit i gruppen slappnar medarbetarna av och stressar mindre".

 När det sker förändringar på arbetsplatsen eller i...

Anneli Godman: "Hjärnans arbetsminne har begränsat med resurser och behöver pauser, för de flesta varje timme, för att orka hålla fokus på det som sker för stunden." I mina samtal med högpresterande personer kommer ofta det här med...

Konferenser flyttar utomlands igen. Flygresandet i Sverige ökade kraftigt under 2010, totalt flög 28,5...

Skön stad som ger mersmak. Kanske är chokladen, ölen, musslorna och serierna de främsta...

Pauline Eriksson: "Vi har alltid tillräckligt med tid, så länge vi bara utnyttjar den rätt". Så otroligt mycket runtomkring oss kretsar kring maximerad produktivitet...

  • Motivera

Jag var ingen föreläsare. Ingen expert. Jag var bara en ung kille med ett hyfsat jobb, en cd-spelare och en massa tjocka böcker. Men jag hade en fruktansvärd hunger och en stark tro på min framtid. Jag hade aldrig stått framför en publik för att inspirera, men jag ville så gärna göra det. Jag gick runt och berättade för mig själv att jag skulle bli föreläsare. Det var en inspirerande liten bubbla.

  • Ledarskap

Ohälsan ökar på de svenska arbetsplatserna, enligt en ny rapport från Arbetsmiljöverket. Nästan var fjärde sysselsatt person i Sverige har någon form av besvär till följd av arbetet. Kvinnor drabbas i högre utsträckning än män, och det är framför allt psykiska och stressrelaterade besvär som blir vanligare.

  • Projektleda

Annika Steiber är nog främst känd som ”hon som fick komma in på Google”. Den 21 november föreläser hon på Projektnäring om att driva projekt i en snabbföränderlig och innovationsdriven värld, en utmaning som många projektledare känner igen från sin vardag. I sin forskning har Annika bland annat sett att ett visionärt, nytänkande och coachande ledarskap är en viktig faktor för Googles framgångar - vad kan vi lära oss av den kunskapen för att stärka våra innovationsprocesser i projekt? Motivation.se har ställt några frågor och en sak klarnar – ett innovativt tänkande sitter i företagskulturen.

 

  • Ledning

Vår förmåga att känna engagemang påverkar vardagens alla inslag. Varför är det så mycket lättare att känna engagemang i saker och aktiviteter som ligger utanför jobbet? Sitter det i ledarskapet…? Varför är det så få som lyckas skapa ett högt engagemang i sina organisationer? De frågorna ställer sig vår gästskribent Claudia Lindström.

  • Ledarskap

Han är barnhemsbarnet som blev fackpamp, socialdemokratisk partiledare och nu statsminister. Men vem är han egentligen, den där tystlåtne norrlänningen som inte vill använda akut accent? Motivation.se tittar närmare på svetsaren, förhandlaren, ledaren - den nye statsministern Stefan Löfven.

  • Ledarskap

Jag funderar ofta på betydelsen av visioner och tydliga mål i politiken och kopplingen till den faktiska utvecklingen i ett land eller samhälle. Min slutsats är enkel utan att vara vetenskaplig: Jag är övertygad om att berättelser om framtiden och tydliga mål måste höra till politikens vardag. Vi medborgare vill helt enkelt veta vart vi är på väg.

  • Ledarskap

Sex unga vd:ar går vidare till finalen av Årets Unga VD. De är mellan 27 och 30 år från olika branscher runtom i landet. Vinnaren av utmärkelsen Årets Unga VD utses den 10 november på Berns i Stockholm.

  • Hälsa

Har du verkligen koll på vad du gör och varför? Skulle inte tro det - din hjärna kan ha utsatts för prajming. Prajming är ett fenomen som beskriver hur lätt hjärnan påverkas av olika omständigheter, ofta utanför vår medvetenhet. Följ med till Florida!

  • Kommunicera

”Man ska vara på LinkedIn – men vad gör man egentligen där?” Det påståendet, följt av den frågan, har Charlotte Hågård fått många gånger. Så pass många att hon till slut valde att skriva en bok på temat. Och eftersom det handlar om att synas i mängden av kompetenta individer så fick den titeln – ”Stick ut!” och handlar om att bygga sitt personliga varumärke och göra en vinnande LinkedIn-profil.

  • Hållbarhet

Går kampen för ett hållbart klimat att förena med fortsatt tillväxt? Ja - det är åtminstone inte omöjligt, skriver ledande forskare i en ny rapport. Men tiden är knapp; de kommande 15 åren blir avgörande för hur världen klarar klimatkrisen. Alla är dock inte lika optimistiska när det gäller världens och den fria marknadens förmåga att hantera utmaningen. Journalisten och aktivisten Naomi Klein släppte nyligen en bok om klimatfrågan - som ifrågasätter hela det kapitalistiska systemet.

  • Kommunicera

Det talas ofta om att ledarskap primärt handlar om kommunikation och kommunikativa förmågor. Som en konsekvens har det under de senaste tio åren publicerats en uppsjö böcker på temat kommunikativt ledarskap. Organisationer utvärderar sitt ledarskap genom att medarbetarna får skatta chefens och ledningens kommunikativa förmågor och vid tillsättandet av nya chefer efterfrågas allt oftare personer med goda kommunikativa färdigheter. Detta är intet nytt och det synes uppenbart vad vi menar. Men är det egentligen så självklart vad vi menar med ”kommunikativa förmågor”? Vad innebär ett kommunikativt ledarskap i praktiken och vilket mervärde skapas i verksamheten och för kunderna genom dess utövande?

  • Ledarskap

Johanna Frelin, vd för Hyper Island fick själv utmärkelsen Årets vd 2013. Nu sitter hon i juryn för Årets Unga VD och vi fick byta några ord med henne om hur det är att vara vd. Åldern – spelar den egentligen någon roll?

  • Ledarskap

Fredrik Reinfeldts eftermäle kommer inte att handla om honom som person, utan om den politik han förde. Under sina åtta år vid makten har den avgående moderatledaren framträtt som en ansvarskännande visionär som lyckats förändra både borgerligheten och Sverige som land. Samtidigt har också svagheterna i hans ledarskap varit tydliga ända från början.

  • Ledarskap

De 18 slutkandidaterna till utmärkelsen Årets vd har nu valts ut av en sakkunnig jury. Det betyder att sex kandidater i varje kategori små, mellanstora och stora företag har gått vidare till final. Totalt har över 100 inkomna nomineringar bedömts. Årets vd delas i år ut för tredje gången och vinnaren i respektive kategori kommer att presenteras den 10 november i samband med en stor festlighet på Berns Salonger. Utmärkelsen syftar till att uppmärksamma goda exempel på vd:ar som driver sina organisationer och svenskt näringsliv framåt.

  • Innovation

"Oftast finns ingen färdig lösning eller specification när ett utvecklingsarbete börjar, men det finns en tanke om vad vi vill åstadkomma och tillsammans skapar vi en lösning som inte var given på förhand." Eric Näf är innovationsledare på The Absolut Company och jobbar med Packaging Development - där kreativa samarbeten med bland annat musiker och konstnärer hör till vardagen. Motivation.se ställde några frågor om innovationsledarrollens betydelse för företaget - och Eric själv.

  • Hälsa

Stress är ett allvarligt problem i dagens arbetsliv. Men det är också ett begrepp som omgärdas av missförstånd. Stress beror inte alltid på för mycket jobb - i själva verket kan det vara precis tvärtom. Dessutom är det en myt att stress alltid skulle vara dåligt, skriver New York Times.