BLI MEDLEM IDAG

Bli medlem nu och höj din jobbvardag med ny kunskap kring ledarskap, motivation och prestationer!

Bli medlem nu!

Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


  • Ledarskap

Våren är här och stundvis känns det nästan som sommar. Det är något som händer under denna vidunderliga tid när björkarna slår ut, pollenallergikerna nyser, blommorna kryper upp ur marken, det blir ljusare och dagarna blir längre. Vi söker oss ut! Vi trånar efter sol, lä och värme … kanske för att få en välbehövlig dos D-vitamin, kanske för att vi vaknar upp på nytt.

  • Ledarskap

Gäster i avsnitt tre av Pratbart är Marie Dahllöf, vd på GodEl och Fredrik Palmgren, en av grundarna av Centigo – det chefslösa företaget. Tillsammans med Marie Alani och Helena Timander samtalar de kring kraften i det värderingsstyrda ledarskapet. Vad innebär det att jobba med värderingar som en aktiv del i organisationen? Hur påverkar det vardagen och medarbetarna? Och lönsamheten – blir den bättre?

  • Ledarskap

Sedan urminnes tider har vi människor varit övertygade om att den som är stor och stark alltid är överlägsen den som är liten och svag. Men stämmer verkligen det? I boken David och Goliat lanserar författaren Malcolm Gladwell en annan teori. Han vill lyfta fram “fördelen med nackdelar och nackdelen med fördelar”. Gladwell tar sin utgångspunkt i den gammaltestamentliga berättelsen om hur den lille herdepojken David lyckas besegra den väldige krigaren Goliat. Var Davids bedrift ett mirakel, en lycklig slump? Eller var det så att han lyckades vinna tvekampen genom att se fördelar och möjligheter där andra ser nackdelar och hinder?

  • Planera

De flesta av oss faller ibland för frestelsen att skjuta upp en svår eller jobbigt uppgift till morgondagen. Men för vissa kan uppskjutarbeteendet rent av bli ett handikapp som riskerar att förstöra deras liv. Vilka mekanismer är det som ligger bakom ett sådant beteende - och vad kan man göra åt det? Alexander Rozental, legitimerad psykolog och en av författarna till boken "Dansa på deadline", hjälper oss att reda ut begreppet prokrastinering.

  • HR

Hur ska man gå tillväga när man söker jobb - om man redan har ett? Det kan låta som ett lyxproblem i dessa tider av massarbetslöshet, men frågan är känslig. En jobbsökande som redan är anställd måste vara synlig för framtida arbetsgivare, men kan samtidigt behöva vara försiktig för att inte påverka sin nuvarande situation. Karriärnätverket LinkedIn har tagit fram några tips till alla som söker jobb under radarn.

  • Coacha

Maria Nemeth är psykolog och har coachat bland annat ledare, författare, finansmänniskor och entreprenörer. Hon är grundare av Academy for Coaching Excellence i USA och reser idag världen över och håller efterfrågade seminarier om verktyg för coaching. Hon brukar inleda sina föreläsningar med en udda fråga: Skulle det vara okej för dig om livet blev lite enklare att leva? Med utgångspunkt i sina fyra ledord - Clarity, Focus, Ease, och Grace – ställer hon frågor som väcker tankar och sätter saker i nytt ljus. För ett tag sen besökte hon Sverige och höll ett seminarie hos Gaia Leadership. Här kan du se ett utdrag från hennes föreläsning.

  • Ledarskap

Transparens har blivit ett modeuttryck som alltfler slänger sig med.  Samtidigt får vi nästan dagligen läsa historier som vittnar om att det är alldeles för många som inte alls förstår innebörden av begreppet. Transparens betyder mycket mer än att "information är lättillgänglig på nätet". Det handlar om att allt du säger och gör med blixtens hastighet kommer till allmänhetens kännedom - vare sig du vill eller inte. Det är då det här med värderingar kommer in i bilden.

  • HR

Missmatchningen har blivit ett stort problem på den svenska arbetsmarknaden. En undersökning från Svenskt Näringsliv visar att vartannat företag har svårt att hitta den kompetens de behöver. Vart femte rekryteringsförsök misslyckas helt. Nu kräver organisationen att såväl arbetsmarknadens parter som politikerna gör vad de kan för att minska trösklarna in på arbetsmarknaden. "Det primära skälet till att företag har svårt att rekrytera är bristen på kandidater med arbetslivserfarenhet", säger Patrik Karlsson från Svenskt Näringsliv.

  • Ledarskap

Det är inte så länge sedan det var jul och samtidigt känns tanken på tomten, klappar och julfester väldigt avlägsen. Tiden rusar iväg. Dagar blir till veckor, veckor blir till månader som rinner iväg. Det är som att det är måndag och fredag hela tiden, och tack gode gud för att både måndagen och fredagen är lika välkomna!

  • Innovation

Innovation börjar med en fantastisk idé som processas och spottas ut på andra sidan som något värdeskapande. Eller? Om det ändå vore så enkelt. I själva verket är långsiktigt innovationsarbete hårt jobb som bygger på djup kunskap. Gunnar Storfeldt är vd på Amplify som hjälper företag att navigera rätt i innovationsprocessen. För den är komplicerad och unik för varje organisation och den tar sin början långt innan idén föds.

  • Ledarskap

Socialförvaltningen i Stockholm står inför stora utmaningar; antalet anmälningar om barn som far illa ökar och arbetsbördan blir allt tyngre för handläggarna. Personalomsättningen är stor och det är svårt att rekrytera nya chefer. Att vara ledare inom en sådan verksamhet är tufft - men också stimulerande. "Det är viktigt att du som ledare finns tillgänglig och hjälper medarbetarna att göra rätt prioriteringar", säger Sandra Rosquist, bitr. enhetschef på Socialförvaltningen i Farsta.

  • Innovation

Hur har vd:n det på jobbet, egentligen? Efter att ha jobbat med över 150 ledningsgrupper kände vi behovet av att plocka fram mer kunskap inom området. Vi vet att en vd har avgörande påverkan på ledningsgruppsarbetet och därigenom hela företaget. Det mesta av kraften går åt till att utveckla verksamheten och relativt lite tid blir över till egen utveckling. Vi ser också att när en vd lägger tid på reflektion kring sitt ledarskap får det ett tydligt genomslag i organisationen. Om sambandet är tydligt, varför är det så få som tar det på allvar? Och hur ser behovet av att nätverka med andra ut?

  • HR

Sveriges bästa arbetsplatser har återigen korats av Great Place To Work (GPTW). Två it-konsultföretag - Cygni och Citerus - vann i kategorierna medelstora respektive små företag. Bland de stora bolagen lyckades byggteknikföretaget Hilti överta förstaplatsen från de senaste årens vinnare, Microsoft. "Vi har satsat långsiktigt på att främja passion, laganda och möjligheten till att ta egna initiativ", säger Hiltis vd Aksel Ringvold.

  • Hälsa

Vi tar för givet att vårda våra maskiner för att de skall fungera bra och hålla under en längre tid, men än har inte alla insikt om att medarbetarna behöver vårdas för att uppnå en hög effektivitet och lång hållbarhet. För att hålla en god standard behöver maskiner oljas och genomgå en del reparationer regelbundet. För att vi människor skall hålla en hög standard i vårt arbete behöver vi samma sak. Hur kommer det sig att vi så flitigt tar hand om, och underhåller det materiella men inte de anställdas behov i lika stor utsträckning?

  • HR

Löneskillnader mellan kvinnor och män är fortfarande en realitet i det svenska arbetslivet. Nu visar en rapport från Sveriges Ingenjörer att lönegapet uppstår redan vid första jobbet, åtminstone bland ingenjörer. Sedan växer det rejält när man når familjebildande ålder. "Jag har svårt att se att det här inte skulle handla om genus", säger förbundets jämställdhetsexpert Stina Kimstrand.

  • Hälsa

Ett gammalt talesätt lyder: ”eget skryt luktar illa”. Jag kontrar med att ”andras beröm doftar ljuvligt”. I dagarna hade jag ett möte med en person som hade modet att ge beröm. I en motig period gav det oerhörd energi och handlingskraft. Det ger mig anledning att reflektera över kraften i berömmet och vad det gör med våra hjärnor. Och också över möten IRL.