BLI MEDLEM IDAG

Bli medlem nu och höj din jobbvardag med ny kunskap kring ledarskap, motivation och prestationer!

Bli medlem nu!

Menu

Going Scrumish...

Ta Kanban till nästa steg och skapa självmotiverade arbetsgrupper med Scrum.

I senaste artikeln berättade jag om Kanban-metoden och hur den, med hjälp av den ödmjuka post-it-lappen, hjälper dig att styra upp projekt. Men post-it-lappen utgör också grunden för ytterligare en känd Agil metod: Scrum. Metoden tar sitt namn från sporten rugby där båda lag samlas tätt tillsammans när bollen sätts i spel.


Scrum är en större och mer omfattande metod än Kanban. Scrumish är ett känt begrepp för Scrum-inspirerade metoder – dvs när man inte följer alla Scrums regler.

Här tänker jag bara presentera kärnan av Scrum och hur man kan enkelt uppgradera sin Kanbanprocess till något som kan vara början till ett mer omfattande Agilt arbete i din verksamhet.

Teamet

Enligt min erfarenhet så fungerar Kanban bra på individnivå, i mindre eller större grupper där individerna kan jobba oberoende av varandra. Scrum däremot är rekommenderat för grupper som arbetar nära ihop, eller tvärfunktionella grupper (team) av cirka sju personer. I praktiken så stämmer det väldigt bra.

Jag har lyckats med scrum i team med bara fyra personer men risken är stor att de administrativa kostnaderna blir för höga. Det kan vara mer produktivt att använda Kanban istället under de omständigheterna. För många personer i teamet är inte heller bra eftersom det blir svårt för alla att hålla koll på allt. Hellre flera mindre team med sju personer som jobbar parallellt, än en stor.

Sprinten

Det tydligaste skillnaden mellan Scrum och Kanban är att Scrum bryter ner det vardagliga projektarbetet i korta etapper (sprinter) av fast längd. En sprint är normalt mellan två och fyra veckor lång, men man kan även köra kortare eller längre vid behov – så länge man vet varför man gör det. Med tanke på de timmar man behöver lägga ner för att förbereda och sedan städa upp efteråt, så är det oftast mest effektivt att hålla sig till sprinter som är minst en vecka långa.

Målet

Varje sprint börjar med ett planeringsmöte som enligt min erfarenhet oftast tar cirka fyra timmar. Alla inblandade i projektet ska vara med på mötet som alltid inleds med att bestämma ett mål för sprinten.

Målet ska helst vara något som ger ett tydligt värde till produkten, projektet eller företaget. Det ska vara så kort att man kan skriva upp det på en tavla så att alla kan ta del av det under sprintens gång. Målet används för att kunna bedöma om sprinten har lyckats eller inte – men det hjälper också till att fokusera teamet i det dagliga arbetet under sprinten. Det är därför bra att göra målet synligt på kontoret.

När alla är överens om målet så kan teamet börja definiera vilka uppgifter (stories) de ska jobba med för att nå sprintmålet. Man kartlägger vilka resurser man har tillgängliga under sprinten, samt gör en enkel uppskattning av ungefär hur lång tid det kommer att ta för att genomföra varje story.  Det är viktigt i det här mötet att alla har förstått vad det är som ska göras och att det inte saknas en viktig resurs. Det kan vara bra att fokusera på vad som ska göras i varje story istället för hur - så att man inte gräver ner sig för djupt i uppgiften under mötet.

Mötet är klart när teamet är överens om vad som ska göras och känner att de har resurserna (och tiden) för att nå målet under sprinten. Ett sätt att se på det är att teamet binder sig till ett slags avtal eller överenskommelse: “Vi lovar att leverera just de här sakerna till det här datumet.”

Vid mötets slut bokar teamet in en demosession samt avslutningsmöte som ska ske i direkt anslutning till sista dagen för sprinten.

Scrummötet

Efter planeringsmötet är teamet redo för att börja jobba på riktigt. Nu gäller det att leverera och teamet måste få jobba i fred utan störningsmoment.

Börja varje dag under sprinten med ett scrummöte där teamet samlas stående för ett kort möte (inte längre än 15 minuter).

Under mötet ska alla rapportera bara tre saker: vad de jobbade med igår, vad de tänker jobba med idag, och om det finns ett hinder som gör det svårt att genomföra uppgifterna. Det är viktigt att dessa scrummöten inte drar ut och blir en längre diskussion – ta det i så fall i ett separat möte istället. Det dagliga scrummötet används enbart för att stämma av pulsen i projektet och se till att teamet är överens om att de kommer klara sprintmålet i tid.

Scrumreglerna säger att teamet ska få jobba oavbrutet på sprintet och inget annat - ingen får ändra på de stories och mål som definierades under planeringen. Vill man som chef ändra på något, då har man brutit avtalet med teamet och teamet kan inte längre lova att leverera. Är det så pass viktigt att ändra på något (vilket händer) ska man istället avbryta sprinten och planera en ny.

Demon

När sprinten är över är det dags för demo och retrospektiv. Demomötet är en kort möte där teamet får möjlighet att visa upp det de har gjort under sprinten. Vem som helst som har intresse i projektet kan delta och syftet med mötet är att bedöma om teamet har lyckats med sprintmålet eller inte.

Mötet har också en dold agenda – om teamet har lyckats så kan de känna sig stolta men har de misslyckats så blir det tydligt för alla inblandade i det här mötet.

Retrospektiv

Efter demon är det dags att sammanfatta sprinten. Det kallas för retrospective på engelska och det ger teamet tid att reflektera över själva sprinten. Vad fungerade bra? Vad fungerade dåligt? Vad skulle ni kunna göra bättre i nästa sprint? Ett förslag är att välja tre saker som teamet ska försöka göra bättre eller annorlunda nästa gång.

Det är lätt att hoppa över en retrospektiv som oviktig. Men jag hävdar att det är just detta möte som är själen i scrum. Man får bryta alla andra scrumregler, men inte den här. Utan en retrospektiv där alla får höras så kan man aldrig förbättra och anpassa metoden till just det team och företag man jobbar i.

Slutsats

Jag tror att det finns två anledningar till att scrum fungerar så bra och har blivit så populärt. Genom att bryta ner större projekt i ett antal mindre sprinter så kan företaget anpassa sig snabbt efter föränderliga mål.

Men min erfarenhet är att det viktigaste är att teamet själv tar ansvar för arbetet. Om man låter teamet ta ansvar och lämnar dem i fred under sprinten så presterar teamet helt enkelt bättre.


Du kanske även gillar

Mark Dixon: "Jag har sett för många användarberättelser där behovet har blivit en efterkonstruktion och har en tendens att se ut så här: "För att det blir bättre så…". Knappast något användbart". Användarberättelser används mer och mer inom agil...

Peter Wickberg, Wenell Management: "Det första som är bra att ta reda på är vilken slags konflikt det är. Är det en sakfråga som orsakar den?". Vi människor har sedan vi började vara människor hamnat i...

Justin Kan, grundaren av Justin.tv, lyfter vikten av att rannsaka sitt ledarskap. Innan krisen är ett faktum. När det knakar i fogarna på företaget, lönsamheten sjunker...

När någonting går fel på jobbet så gäller den enkla regeln från Toyota: finn fem fel... I den här artikel vill jag beskriva en enkel och gammal Lean-metod som kan...

Mark Dixon: "Det som ger bäst resultat är det som oftast är svårast att genomföra: att vända företagets maktpyramid upp och ner." Vem har makt över och ansvar för produkterna i ditt företag? Att...

Lennart Lindberg, Omnia: ”Det är lättare att leda en projektgrupp om målen är klara och gruppen är fokuserad” (Del 1 av 2). - Att arbeta i projekt är ett redskap för att vidareutveckla arbetet...

IPMA eller PMP – en jämförelse. Du kanske har jobbat några år som projektledare och funderar nu p...

Spar värdefull arbetstid genom tydlighet, dagordning och färre detaljdiskussioner. Att träffas och ta ett projektbeslut kan väl inte vara så sv...

Hans Jonasson, ESI International, skriver om en effektiv kravinsamlingsmetod. I min tidigare artikel ”Business Analysis – Kravinsamling”...

Innovation och kreativitet kräver fritt spelrum. Som det har skrivits om tidigare på Motivation.se så är...

  • Sälja

En säljprocess består normalt sett av fyra till fem olika steg. Dessa steg har oftast olika namn men de som är frekvent förekommande är till exempel: prospektering, kvalificering, presentation och avslut – för att nämna några. Under det steget som vi kan kalla prospektering, finns en av nycklarna till en effektiv säljprocess och i slutändan en lönsam affär. Denna lilla pusselbit är det vi kallar för kvalificeringen.

  • Kommunicera

Svenska valaffischer är i regel unika i sin förmåga att väcka väljarnas ointresse. Men det finns undantag; vissa affischer har skapat debatt, andra har lockat till skratt, åter andra har genom åren fått kultstatus. Så, vilka var det egentligen som ville få oss att "Rösta på Gösta"? Vem har velat framstå som landsfader, vilka har försökt skämta till det - och varför går det inte att locka väljare med "ett mänskligare Sverige"? Men framför allt: Vem var egentligen Lennart?

  • Ledarskap

Behovet att hitta och fatta beslut om nya affärsmöjligheter har ökat. Möjligheterna finns ofta utanför de historiskt sett vanliga områdena och ögonen måste öppnas ytterligare. Men, tillgänglig tid för analys och beslut har inte ökat och det gäller att jobba med affärsplanering resurseffektivt. Att hålla tempo, att ta lagom stora steg, att snabbt kunna fatta beslut och att engagera många för att mobilisera tillräcklig klokhet och genomförarförmåga.

  • Uppleva

Intresset för ost ökar i Sverige. Vi äter mer ost, vi väljer med större omsorg och på små gårdsmejerier landet runt tillverkas allt från brie till mozzarella. Här är några tips på inhemska ostproducenter att provsmaka ifrån.  Och så några tips på rediga ostmiddagar. Say cheese!

  • Innovation

Innovationsledarens uppgift kan vara bred och innehålla mycket. "Att coacha, inspirera med glada hejarop och bekräftelse till konkreta innovationsprojekt är en del. Men lika mycket av jobbet innebär att syssla med den övergripande innovationskulturen på företaget - vad betyder innovation för oss och hur arbetar vi med innovation?", säger Tove Weigel, Innovationsledare, Mölnlycke Health Care.

  • Motivera

Hej min vän. Och välkommen tillbaka till verkligheten. Förhoppningsvis har du låtit dagarna flyta samman, sprungit runt naken med solskyddsfaktor 500 i den gassande solen och slumrat i den breda hängmattan till ljudet av vinden som smeker genom de gröna löven. Kanske med någon du älskar snarkandes på bröstet.

  • Hälsa

Välkommen tillbaka! Nu vimlar tipsen i medierna om hur vi ska komma igång efter semestern. Där finns mycket klokt att ta till sig. Jag skulle vilja tillföra ett långsiktigt tänk, lite 5:2 för hjärnan under hela hösten. Så att du och din hjärna orkar mycket och håller länge. Kanske till och med briljera.

  • Ledarskap

Alla människor är kreativa, men tyvärr finns det många hinder som kan sätta stopp för din egen eller dina medarbetares kreativitet. Både som chef och som individ kan det därför vara bra att känna till de vanligaste "kreativitetsdödarna". Forskning från Harvard visar bland annat att dålig rollfördelning och onödiga begränsningar leder till försämrad kreativ förmåga bland medarbetarna.

  • Kommunicera

Valupptakten har intensifierats och löftena om en bättre tillvaro efter den 14 september står som spön i backen, oavsett om det blir en blå, röd eller färgblandad valseger. Fakta och statistik används flitigt, men inte sällan är de helt ojämförbara. Det är inte helt ovanligt att politikers tyckanden saknar faktisk grund. Så vem kan man egentligen lita på i dessa tider, kan man lita på dig?

  • Motivera

För att nå framgång i livet måste du bli en mästare på att generera nya idéer. Men hur går det till egentligen - vad är hemligheten bakom kreativitet? Svaret är att det egentligen inte finns någon hemlighet. Forskningen tyder på att kreativitet är någonting man kan lära sig. Nya idéer är ingenting annat än en kombination av flera gamla idéer och koncept.

  • Ledarskap

I sitt sommartal lät centerledaren Annie Lööf det kommande riksdagsvalet i september bli ett ”ödesval”. Det är lätt att hålla med henne. Här har jag redan beskrivit problem som Socialdemokraterna står inför vid ett förlustval. Men Annie Lööf har rätt, valet i september är precis lika mycket ett ödesval för alliansen – i alla fall för de fyra partiernas nuvarande ledningar och den politik dessa står för.

  • Ledarskap

Livet och döden är som två sidor av samma mynt – och kanske pratar vi för lite om bådadera. Men när dödens ansikte visar sig, väcks sannerligen tankarna om livet. Sommaren har varit ljuvligt fantastisk. En välbehövlig tid för återhämtning och kontemplation. Tid för att bara vara och umgås med nära och kära. Tid för att låtar tankar komma och få utrymme på ett annat sätt än de får i vardagens pusslande och görande.

  • Motivationsbloggen

En vän till mig frågade häromdagen hur man förändrar normer, rent konkret. Jag tänkte ge er lite verktyg för det, men först krävs en definition av normer och ett tydligt varför. Normer styr vår vardag och är det som hjälper oss att veta hur vi ska bete oss mot varandra, det är som en uppsättning överenskommelser som vi skapat tillsammans mer eller mindre medvetet.

  • Motivera

Få framgångsrika människor har haft en enkel resa mot sina drömmars mål. De flesta måste ta sig förbi hinder som blyghet, rädsla, dåligt självförtroende och bristande självdisciplin. De gör det genom att pusha sig själva över komfortzonens gränser. Att välja bort den bekväma vägen är aldrig lätt - men med rätt metod kan du steg för steg utmana och besegra din rädsla.

  • Ledarskap

Bioteria och Middagsfrid är två snabbväxande företag som på kort tid blivit väldigt framgångsrika. Hur håller man i företagskulturen under den resan? Samtalet mellan Kicki Theander och Niklas Axelson handlar om rekrytering, ledarskap, feedback och målbilder. Och förmågan att ”walk the talk”. Här är några citat från samtalet.

  • Coacha

Sommar, ledighet, sol och bad ger tid för lugn och stillhet. Då hör vi plötsligt vår inre röst och våra tankar. Rösten kanske säger: ”Jag är egentligen ganska trött på jobbet och chefen.”. ”Jag vill utvecklas , men vet inte riktigt hur.”. ”Jag har varit på samma ställe i åtta år, jag borde nog gå vidare och göra något annat. Men jag vet inte vad jag vill…”. Känner ni igen tankarna?