Menu

Going Scrumish...

Ta Kanban till nästa steg och skapa självmotiverade arbetsgrupper med Scrum.

I senaste artikeln berättade jag om Kanban-metoden och hur den, med hjälp av den ödmjuka post-it-lappen, hjälper dig att styra upp projekt. Men post-it-lappen utgör också grunden för ytterligare en känd Agil metod: Scrum. Metoden tar sitt namn från sporten rugby där båda lag samlas tätt tillsammans när bollen sätts i spel.


Scrum är en större och mer omfattande metod än Kanban. Scrumish är ett känt begrepp för Scrum-inspirerade metoder – dvs när man inte följer alla Scrums regler.

Här tänker jag bara presentera kärnan av Scrum och hur man kan enkelt uppgradera sin Kanbanprocess till något som kan vara början till ett mer omfattande Agilt arbete i din verksamhet.

Teamet

Enligt min erfarenhet så fungerar Kanban bra på individnivå, i mindre eller större grupper där individerna kan jobba oberoende av varandra. Scrum däremot är rekommenderat för grupper som arbetar nära ihop, eller tvärfunktionella grupper (team) av cirka sju personer. I praktiken så stämmer det väldigt bra.

Jag har lyckats med scrum i team med bara fyra personer men risken är stor att de administrativa kostnaderna blir för höga. Det kan vara mer produktivt att använda Kanban istället under de omständigheterna. För många personer i teamet är inte heller bra eftersom det blir svårt för alla att hålla koll på allt. Hellre flera mindre team med sju personer som jobbar parallellt, än en stor.

Sprinten

Det tydligaste skillnaden mellan Scrum och Kanban är att Scrum bryter ner det vardagliga projektarbetet i korta etapper (sprinter) av fast längd. En sprint är normalt mellan två och fyra veckor lång, men man kan även köra kortare eller längre vid behov – så länge man vet varför man gör det. Med tanke på de timmar man behöver lägga ner för att förbereda och sedan städa upp efteråt, så är det oftast mest effektivt att hålla sig till sprinter som är minst en vecka långa.

Målet

Varje sprint börjar med ett planeringsmöte som enligt min erfarenhet oftast tar cirka fyra timmar. Alla inblandade i projektet ska vara med på mötet som alltid inleds med att bestämma ett mål för sprinten.

Målet ska helst vara något som ger ett tydligt värde till produkten, projektet eller företaget. Det ska vara så kort att man kan skriva upp det på en tavla så att alla kan ta del av det under sprintens gång. Målet används för att kunna bedöma om sprinten har lyckats eller inte – men det hjälper också till att fokusera teamet i det dagliga arbetet under sprinten. Det är därför bra att göra målet synligt på kontoret.

När alla är överens om målet så kan teamet börja definiera vilka uppgifter (stories) de ska jobba med för att nå sprintmålet. Man kartlägger vilka resurser man har tillgängliga under sprinten, samt gör en enkel uppskattning av ungefär hur lång tid det kommer att ta för att genomföra varje story.  Det är viktigt i det här mötet att alla har förstått vad det är som ska göras och att det inte saknas en viktig resurs. Det kan vara bra att fokusera på vad som ska göras i varje story istället för hur - så att man inte gräver ner sig för djupt i uppgiften under mötet.

Mötet är klart när teamet är överens om vad som ska göras och känner att de har resurserna (och tiden) för att nå målet under sprinten. Ett sätt att se på det är att teamet binder sig till ett slags avtal eller överenskommelse: “Vi lovar att leverera just de här sakerna till det här datumet.”

Vid mötets slut bokar teamet in en demosession samt avslutningsmöte som ska ske i direkt anslutning till sista dagen för sprinten.

Scrummötet

Efter planeringsmötet är teamet redo för att börja jobba på riktigt. Nu gäller det att leverera och teamet måste få jobba i fred utan störningsmoment.

Börja varje dag under sprinten med ett scrummöte där teamet samlas stående för ett kort möte (inte längre än 15 minuter).

Under mötet ska alla rapportera bara tre saker: vad de jobbade med igår, vad de tänker jobba med idag, och om det finns ett hinder som gör det svårt att genomföra uppgifterna. Det är viktigt att dessa scrummöten inte drar ut och blir en längre diskussion – ta det i så fall i ett separat möte istället. Det dagliga scrummötet används enbart för att stämma av pulsen i projektet och se till att teamet är överens om att de kommer klara sprintmålet i tid.

Scrumreglerna säger att teamet ska få jobba oavbrutet på sprintet och inget annat - ingen får ändra på de stories och mål som definierades under planeringen. Vill man som chef ändra på något, då har man brutit avtalet med teamet och teamet kan inte längre lova att leverera. Är det så pass viktigt att ändra på något (vilket händer) ska man istället avbryta sprinten och planera en ny.

Demon

När sprinten är över är det dags för demo och retrospektiv. Demomötet är en kort möte där teamet får möjlighet att visa upp det de har gjort under sprinten. Vem som helst som har intresse i projektet kan delta och syftet med mötet är att bedöma om teamet har lyckats med sprintmålet eller inte.

Mötet har också en dold agenda – om teamet har lyckats så kan de känna sig stolta men har de misslyckats så blir det tydligt för alla inblandade i det här mötet.

Retrospektiv

Efter demon är det dags att sammanfatta sprinten. Det kallas för retrospective på engelska och det ger teamet tid att reflektera över själva sprinten. Vad fungerade bra? Vad fungerade dåligt? Vad skulle ni kunna göra bättre i nästa sprint? Ett förslag är att välja tre saker som teamet ska försöka göra bättre eller annorlunda nästa gång.

Det är lätt att hoppa över en retrospektiv som oviktig. Men jag hävdar att det är just detta möte som är själen i scrum. Man får bryta alla andra scrumregler, men inte den här. Utan en retrospektiv där alla får höras så kan man aldrig förbättra och anpassa metoden till just det team och företag man jobbar i.

Slutsats

Jag tror att det finns två anledningar till att scrum fungerar så bra och har blivit så populärt. Genom att bryta ner större projekt i ett antal mindre sprinter så kan företaget anpassa sig snabbt efter föränderliga mål.

Men min erfarenhet är att det viktigaste är att teamet själv tar ansvar för arbetet. Om man låter teamet ta ansvar och lämnar dem i fred under sprinten så presterar teamet helt enkelt bättre.


Du kanske även gillar

Matthew J. Ferguson, Practice Manager, ESI: "Hinder på vägen till framgångsrik coachning för morgondagens ledare". Gästskribent Matthew J. Ferguson, ESI International, reflekterar över...

Mark Dixon: "En framgångsrik produktägare är den som kan sortera igenom alla möjliga features och välja ut de 20 procent som ger mest värde". Under våren har jag kommit i kontakt med två olika företag som...

Mark Dixon: "Med kortleksmetoden har man chansen att diskutera tidsuppskattningen innan projektet börjar". Post-it lappen har en mindre känd kusin, ett planeringsverktyg som kan ge...

Gästskribent J. LeRoy Ward skriver om projektledning efter 30 år. Projektledning är ingen ny företeelse. Vissa menar att den är...

Matthew J. Ferguson på ESI International skriver om att hitta rätt balans mellan önskemål och behov när nya processer införs i verksamheten. Att ta fram en ny process ger nytt liv åt organisationen med löfte...

Om inte, ta dig tid, tänk och träna på ditt ledarskap... gästskribent Ulf Bengtsson, Wenell: "Annars är risken att du blir en otränad chef som gärna undviker allt som är jobbigt". Det är inte lätt att vara chef idag, ofta är arbetsbördan...

Kontinuerlig utvärdering av projektledarroll och gruppdynamik ger effektivare projekt. Projektledarens funktion varierar mycket beroende på projektets karakt...

David Garpenståhl, ledare, entreprenör och projektledare: ”Ledarskapet är det som verkligen får projekt att flyga och företag att ta fart.” Dataspel är så mycket mer än bara tidsfördriv. Det är...

Mark Dixon: "Det som ger bäst resultat är det som oftast är svårast att genomföra: att vända företagets maktpyramid upp och ner." Vem har makt över och ansvar för produkterna i ditt företag? Att...

Vad krävs för att driva ett rörligt projekt? Det finns olika projektmetoder som ersätter de gamla traditionella arbetss...

  • Uppleva

Kom in i värmen, sätt dig till rätta och njut tillsammans med vår vinskribent Josephine Edelskog. Här presenterar hon en programserie som kommer att handla om vardagsnjutning – Jospehine kommer att inspirera, inte diktera. Första avsnittet är en helgspecial hemma hos Stefan Carlsson som grundade Werners Gourmetservice. Välkommen att botanisera i god mat och dryck som finns tillgänglig för alla - trots lyxformat, eller som Stefan själv säger: ”celebration food”. Titta och njut. Och kanske få användbara tips inför nyårssupén?

  • Innovation

Att bjuda in kunder att delta i företagets utveckling ligger i tiden - så kallad crowdsourcing har funnits ett tag och är ett sätt att interagera med kunder eller användare. Nu är nästa steg taget och så kallad open innovation är en metod för att fånga upp externa idéer som kan ta företaget framåt. Den ideella organisationen Friskis&Svettis Stockholm testkör nu ett projekt för alla sina medlemmar. Genom ett väl uttänkt gränssnitt bjuds medlemmarna in att delta i framtiden. ”Det handlar mycket om transparens och mod”, säger Lotta Törnberg, kommunikationschef på Friskis&Svettis.

  • Motivationsbloggen

Gästbloggare Alexandra Thomas, organisationskonsult och regionchef på Move Management: "Jag har lovat mig själv att inte läsa för mycket Sylvia Plath och Virginia Woolf den här julen men har svårt att låta bli. Få har så väl uttryckt kvinnans uppdämda ilska som Plath i Glaskupan eller som Virginia Woolf i analysen av Charlotte Brontës Svindlande höjder..."

  • Ledarskap

Låt oss utforska ordet lycka. ”Lycka” tros ha sitt ursprung som spelterm (eng. gambling) och då i betydelsen ”tur”. Å ena sidan synes detta paradoxalt för med denna innebörd skulle det vara som ett lotteri om vi blir lyckliga eller inte. Blir vi lyckliga så är det slumpen och då synes vi inte kunna påverka vår grad av lycka i särskilt stor utsträckning. Det skulle, å andra sidan, kunna ligga en poäng i detta utifrån tron på att lycka är en känsla och att vi egentligen inte har så stor kontroll över våra känsloliv. Det visar bland annat Silvan Tomkins forskning kring känslor som kroppsliga företeelser som frigör lyckohormonerna serotonin, endorfiner och dopamin.

  • Motivationsbloggen

Många summerar sitt år i december och så även jag. När det kommer till jämställdhet har det hänt en hel del under året. Vi har bytt regering och därmed jämställdhetsminister från Maria Arnholm till Åsa Regnér. Efter valet presenterades en regeringsförklaring som bjöd på en del nyheter när det gäller jämställdhet, bland annat att lönekartläggning nu ska genomföras varje år istället för var tredje som nu. Sedan blev ju det politiska läget lite skakigt så vi får väl se vad som nu händer med det.

  • HR

Att vara introvert i ett samhälle där man alltid måste höras och synas är inte alltid det lättaste. Mingelpartyn, teamwork och öppna kontorslandskap är bara några exempel på företeelser i arbetslivet som kan dränera den inåtvände på energi. Men om naturen har delat in oss i introverta, extroverta och ambiverta så är det inte av en slump - varje personlighetstyp har sina styrkor och svagheter. Kanske är det dags att vi börjar ta större hänsyn till varandras olikheter i arbetslivet?

  • Ledarskap

Hur mäter man ett teams faser och vardagliga utveckling och svängningar? Det enkla svaret: man ställer frågor. Inga konstigheter egentligen – så länge man verkligen gör det. Ofta är det precis det som är utmaningen – utvärdering och reflektion är steget som glöms bort eller prioriteras ner. Men det finns verktyg som gör det lättare att bygga effektiva team baserat på gruppens dynamik. Jag har pratat med en av grundarna av företaget Mentimeter, Johnny Warström, som tillsammans med HR-forskaren Philip Runsten och konsultbolaget Influence tagit fram konceptet ”Effektiva team”.

  • Ledarskap

Snart har ett år gått igen - 2014 går mot sitt slut och ett nytt spännande 2015 står för dörren.  Det gick fort som vanligt. Att stanna upp och reflektera över hur året har varit och vad du vill ta med dig in i nästa är ett bra sätt att ta personligt ansvar för din situation. Det handlar om ledarskap över dig själv och din egen utveckling. I dagens arbetsliv går allt med en rasande fart och vi hinner sällan reflektera. Du kan ändra på det - om du bara bestämmer dig.

  • Ledarskap

I ledarskapet är den första personen vi behöver granska - oss själva. Det är vad jag kallar spegelprincipen. Om vår självuppfattning är förvrängd, då kommer vi att påverka andra i fel riktning.  Läs John Maxwells reflektion kring behovet av självinsikt i ledarskapet.

  • Motivera

Jag fyllde 50 i somras… många blandade känslor. Det är en underbar ålder, men det är också mycket som förändrats i kroppen de senaste åren. Jag har rört på mig hela mitt liv och plötsligt händer det – min träning fungerar inte på samma sätt som tidigare. Trots att jag kör fem pass i veckan och håller i gång så får jag inte samma resultat som tidigare. Allt tar längre tid och skadorna kommer mycket lättare. Jag måste nog inse att åldern har trots allt betydelse. Så hur ska man då lägga upp träningen? Här kommer några råd från mig!

  • Motivera

Positivt tänkande hjälper oss att uppfylla alla våra drömmar. Åtminstone är det vad vi har fått lära oss av populärpsykologin de senaste decennierna. Men tänk om det är så att drömmandet och det positiva tänkandet håller dig tillbaka snarare än att hjälpa dig? I den nya boken "Rethinking Positive Thinking" visar psykologiprofessorn Gabriele Oettingen, med stöd i 20 års forskning, att ensidigt positivt tänkande rent av minskar sannolikheten att vi ska uppfylla våra önskningar. Men det finns en metod som verkligen fungerar...

  • Hälsa

Har nyligen följt en artikelserie i DN om flow. Forskare, konstnärer och en känd idrottsprofil berättade om sina upplevelser av flow. Samtliga sätter förmågan att fokusera, för att komma i flow, högt. Inte så konstigt, den ena förutsätter den andra. Samtidigt är fokustid en stor bristvara i ett samhälle där vi vill och behöver prestera.

  • HR

Vår tids vurm för platta organisationer bygger på begreppsförvirring, floskler och myter. Det menar professor Björn Rombach vid Göteborgs universitet, som bland annat har skrivit boken "Res Pyramiderna". Platta organisationer passar för massproduktion av enkla produkter i en omgivning som inte förändras - men är knappast den bästa strukturen för företag som eftersträvar medarbetartrivsel, kundorientering och ett modernt ledarskap.

  • Sälja

Att tillföra värde är det många som pratar om nu. Från att ha fokuserat mycket på att sätta kunden i centrum och utgå från kundens problem – något som många pratar om men få gör - kan vi nu konstatera att värdebaserad försäljning är någonting som alla ska jobba med. Men vad innebär det egentligen att vara en värdehöjare och kan alla bli det?

  • Ledarskap

Varannan svensk har idag ett yrke som inte kommer att behövas om 20 år. Automatiseringen i arbetslivet gör att jobben försvinner - och tro inte att du går säker bara för att du har ett kvalificerat tjänstemannayrke. De flesta yrken och branscher kommer i olika grad att beröras av förändringen. Frågan är vilka konsekvenserna blir och hur pass förberedda vi är inför det som väntar. ”Även om det tillkommer nya jobb så kan vi få en stor omställningsproblematik", säger Stefan Fölster, nationalekonom på Reforminstitutet.

  • Innovation

Chefen och innovationsledaren på Tillväxtavdelningen i Uddevalla kommun har en brokig bakgrund – han har varit verksam som rörmokare, konststudent, tagit lärarexamen, jobbat som illustratör och egenföretagare. Till slut har banan mynnat ut i innovationsledarrollen. Det bästa med yrket är bland annat att få omsätta visioner till konkreta handlingsplaner som främjar nytänkande.

Partners

Litteraturtips