Menu

Going Scrumish...

Ta Kanban till nästa steg och skapa självmotiverade arbetsgrupper med Scrum.

I senaste artikeln berättade jag om Kanban-metoden och hur den, med hjälp av den ödmjuka post-it-lappen, hjälper dig att styra upp projekt. Men post-it-lappen utgör också grunden för ytterligare en känd Agil metod: Scrum. Metoden tar sitt namn från sporten rugby där båda lag samlas tätt tillsammans när bollen sätts i spel.


Scrum är en större och mer omfattande metod än Kanban. Scrumish är ett känt begrepp för Scrum-inspirerade metoder – dvs när man inte följer alla Scrums regler.

Här tänker jag bara presentera kärnan av Scrum och hur man kan enkelt uppgradera sin Kanbanprocess till något som kan vara början till ett mer omfattande Agilt arbete i din verksamhet.

Teamet

Enligt min erfarenhet så fungerar Kanban bra på individnivå, i mindre eller större grupper där individerna kan jobba oberoende av varandra. Scrum däremot är rekommenderat för grupper som arbetar nära ihop, eller tvärfunktionella grupper (team) av cirka sju personer. I praktiken så stämmer det väldigt bra.

Jag har lyckats med scrum i team med bara fyra personer men risken är stor att de administrativa kostnaderna blir för höga. Det kan vara mer produktivt att använda Kanban istället under de omständigheterna. För många personer i teamet är inte heller bra eftersom det blir svårt för alla att hålla koll på allt. Hellre flera mindre team med sju personer som jobbar parallellt, än en stor.

Sprinten

Det tydligaste skillnaden mellan Scrum och Kanban är att Scrum bryter ner det vardagliga projektarbetet i korta etapper (sprinter) av fast längd. En sprint är normalt mellan två och fyra veckor lång, men man kan även köra kortare eller längre vid behov – så länge man vet varför man gör det. Med tanke på de timmar man behöver lägga ner för att förbereda och sedan städa upp efteråt, så är det oftast mest effektivt att hålla sig till sprinter som är minst en vecka långa.

Målet

Varje sprint börjar med ett planeringsmöte som enligt min erfarenhet oftast tar cirka fyra timmar. Alla inblandade i projektet ska vara med på mötet som alltid inleds med att bestämma ett mål för sprinten.

Målet ska helst vara något som ger ett tydligt värde till produkten, projektet eller företaget. Det ska vara så kort att man kan skriva upp det på en tavla så att alla kan ta del av det under sprintens gång. Målet används för att kunna bedöma om sprinten har lyckats eller inte – men det hjälper också till att fokusera teamet i det dagliga arbetet under sprinten. Det är därför bra att göra målet synligt på kontoret.

När alla är överens om målet så kan teamet börja definiera vilka uppgifter (stories) de ska jobba med för att nå sprintmålet. Man kartlägger vilka resurser man har tillgängliga under sprinten, samt gör en enkel uppskattning av ungefär hur lång tid det kommer att ta för att genomföra varje story.  Det är viktigt i det här mötet att alla har förstått vad det är som ska göras och att det inte saknas en viktig resurs. Det kan vara bra att fokusera på vad som ska göras i varje story istället för hur - så att man inte gräver ner sig för djupt i uppgiften under mötet.

Mötet är klart när teamet är överens om vad som ska göras och känner att de har resurserna (och tiden) för att nå målet under sprinten. Ett sätt att se på det är att teamet binder sig till ett slags avtal eller överenskommelse: “Vi lovar att leverera just de här sakerna till det här datumet.”

Vid mötets slut bokar teamet in en demosession samt avslutningsmöte som ska ske i direkt anslutning till sista dagen för sprinten.

Scrummötet

Efter planeringsmötet är teamet redo för att börja jobba på riktigt. Nu gäller det att leverera och teamet måste få jobba i fred utan störningsmoment.

Börja varje dag under sprinten med ett scrummöte där teamet samlas stående för ett kort möte (inte längre än 15 minuter).

Under mötet ska alla rapportera bara tre saker: vad de jobbade med igår, vad de tänker jobba med idag, och om det finns ett hinder som gör det svårt att genomföra uppgifterna. Det är viktigt att dessa scrummöten inte drar ut och blir en längre diskussion – ta det i så fall i ett separat möte istället. Det dagliga scrummötet används enbart för att stämma av pulsen i projektet och se till att teamet är överens om att de kommer klara sprintmålet i tid.

Scrumreglerna säger att teamet ska få jobba oavbrutet på sprintet och inget annat - ingen får ändra på de stories och mål som definierades under planeringen. Vill man som chef ändra på något, då har man brutit avtalet med teamet och teamet kan inte längre lova att leverera. Är det så pass viktigt att ändra på något (vilket händer) ska man istället avbryta sprinten och planera en ny.

Demon

När sprinten är över är det dags för demo och retrospektiv. Demomötet är en kort möte där teamet får möjlighet att visa upp det de har gjort under sprinten. Vem som helst som har intresse i projektet kan delta och syftet med mötet är att bedöma om teamet har lyckats med sprintmålet eller inte.

Mötet har också en dold agenda – om teamet har lyckats så kan de känna sig stolta men har de misslyckats så blir det tydligt för alla inblandade i det här mötet.

Retrospektiv

Efter demon är det dags att sammanfatta sprinten. Det kallas för retrospective på engelska och det ger teamet tid att reflektera över själva sprinten. Vad fungerade bra? Vad fungerade dåligt? Vad skulle ni kunna göra bättre i nästa sprint? Ett förslag är att välja tre saker som teamet ska försöka göra bättre eller annorlunda nästa gång.

Det är lätt att hoppa över en retrospektiv som oviktig. Men jag hävdar att det är just detta möte som är själen i scrum. Man får bryta alla andra scrumregler, men inte den här. Utan en retrospektiv där alla får höras så kan man aldrig förbättra och anpassa metoden till just det team och företag man jobbar i.

Slutsats

Jag tror att det finns två anledningar till att scrum fungerar så bra och har blivit så populärt. Genom att bryta ner större projekt i ett antal mindre sprinter så kan företaget anpassa sig snabbt efter föränderliga mål.

Men min erfarenhet är att det viktigaste är att teamet själv tar ansvar för arbetet. Om man låter teamet ta ansvar och lämnar dem i fred under sprinten så presterar teamet helt enkelt bättre.


Du kanske även gillar

Kontinuerlig utvärdering av projektledarroll och gruppdynamik ger effektivare projekt. Projektledarens funktion varierar mycket beroende på projektets karakt...

Lennart Lindberg, Omnia: ”Ofta vet inte uppdragsgivaren vad han eller hon vill. Då måste projektledaren ifrågasätta uppdraget”. (Del 2 av 2). - Finns det många frågetecken kring projektarbetet, är det...

Ta kontroll över din vardag med en skräddarsydd leanmetod som du uppfinner själv. Det är populärt just nu att prata om en agil eller lean arbetsplats....

Titta tillbaka för att komma framåt... Efter några artiklar om Lean och Agile så kanske ni tycker att jag...

När någonting går fel på jobbet så gäller den enkla regeln från Toyota: finn fem fel... I den här artikel vill jag beskriva en enkel och gammal Lean-metod som kan...

IPMA eller PMP – en jämförelse. Du kanske har jobbat några år som projektledare och funderar nu p...

Författaren Hans Jonasson; ”Business analyst-rollen kommer troligen att växa och bli mer formell inom organisationer”. Project Management Institute (PMI) startade för över fyrtio år...

Getting Things Done, GTD, är metoden som ger dig kontroll. Jag tror knappast att jag är ensam i känslan att tiden inte rä...

Mark Dixon: ”Kom ihåg - en paus är inte något passivt. Det är en aktiv handling som hjälper dig att bli bättre.” Att aldrig ta sig tid att fundera över arbetsvardagen kan bli dyrt i l...

Mark Dixon: "Det som ger bäst resultat är det som oftast är svårast att genomföra: att vända företagets maktpyramid upp och ner." Vem har makt över och ansvar för produkterna i ditt företag? Att...

  • Ledarskap

Många pratar om ”culture fit” – att hitta kandidater som passar in i och stärker den egna kulturen. Men det är få som vare sig vågar eller har förmåga att låta kultur och värderingar styra vem som faktiskt får kliva in på företaget (och därmed direkt påverka såväl kultur som resultat). De flesta tar det säkra före det osäkra och anställer personer med en snygg CV och dokumenterad erfarenhet av den egna branschen. Eftersom många företag heller inte ser rekrytering som en del av kärnverksamheten så är det dessutom vanligt att man låter ett externt rekryteringsföretag ta hand om större delen av processen. Dags för förändring.

  • Ledarskap

De senaste 20 åren har huvudtrenden när det gäller organisation och ledarskap varit fokus på interna system och kontroll. 80-talets frodiga intresse för kundernas unika situation ersattes snabbt av ökad ekonomisering och standardisering. Men nu verkar vindarna återigen vända…

  • HR

"Vi ser Motivation.se som en naturlig samarbetspartner eftersom det är en plattform eller mötesplats för människor som drivs av utveckling, precis som vi själva gör. Att få jobba med sin egen personliga utveckling samtidigt som du bidrar till andras - kan det vara mer optimalt?". Så säger Kandidatas vd Helen Lagergren om det roliga och kreativa samarbete med Motivation.se som drog igång på allvar efter årsskiftet. Läs snabbintervjun!

  • HR

Svåra samtal och tuffa diskussioner med medarbetare är ett oundvikligt inslag i arbetslivet. Det är därför viktigt att känna till hur man hanterar den typen av konversationer utan att tonläget blir aggressivt och fientligt. Nyckeln till att lyckas med en besvärlig konversation är att hålla sig lugn, använda rätt knep för att lugna ner sin samtalspartner - och avstå från att få sista ordet.

  • Coacha

I slutet av förra året skrev Lena Mangell om vikten av att stanna upp och ha utvecklingssamtal med sig själv då och då. Men hur gör man sen för att förverkliga de mål man satt upp? Hur bibehåller man energin och hur gör man för att inte tappa styrfart och motivation? Här kommer Lenas syn på saken. ”All förändring och utveckling tar mer tid än man tror och därför är uthållighet, påminnelse och belöning viktiga verktyg för din utveckling.”

  • Motivera

Mod är kanske den bästa egenskapen en människa kan ha. Trots det talar vi sällan om vad som gör en människa modig. Modets innersta kärna är sårbarhet - att våga exponera sig och utsätta sig för världen. Att stå för den man är och de värderingar man representerar trots de reella eller inbillade risker det innebär - det är att vara modig.

  • Kommunicera

Det är som att vi aldrig riktigt lär oss. Att kommunikation i första hand inte alls handlar om att prata och skriva. Vi tror att vi kommunicerar då vi sänder ut olika typer av information och så märker vi inte ens att kommunikationen blir torftig, ensidig och i värsta fall obegriplig. För vi kommunicerar egentligen inte. Vi informerar.

  • Motivera

Att dra igång ett nytt, personligt projekt är bland det mest spännande och exalterande man kan göra. Vare sig det handlar om att starta en blogg, skriva en bok eller lära sig spela säckpipa så kan man alltid njuta av nyhetens behag i början - men sedan blir det tuffare. Och visst är det okej att lägga planerna på is ibland, men om du aldrig avslutar det du påbörjat så inser du nog själv att du har ett problem. Vad beror ett sådant beteende på - och vad kan man göra åt det?

  • Motivera

Personlighet är en viktigare framgångsfaktor än intelligens, enligt en ny australiensisk studie. De viktigaste personlighetsdragen för att lyckas är samvetsgrannhet och öppenhet för nya erfarenheter. Människor med dessa egenskaper har fyra gånger större möjlighet att lyckas jämfört med personer som "bara" är intelligenta. Detta får ses som en glad nyhet - personlighetsdrag är nämligen betydligt mer uppträningsbara än intelligens.

  • Ledarskap

Det blir inget nyval i Sverige 22 mars 2015. I stället fick vi Decemberöverenskommelsen (DÖ), som innebär att minoritetsregeringen ska få ökat utrymme, samtidigt som bredare samarbeten och ökat hänsynstagande i riksdagen ska isolera Sverigedemokraterna och knuffa Sverige framåt. De som var för nyval säger att vi missat chansen att skapa en majoritet och få en starkare regering. Många tror att ett nyval skulle ha rensat bordet mellan partier och tvingat fram nya samarbeten.

  • Ledarskap

Sedan jag blev mamma har jag blivit besatt av tid. Jag tror det beror på att min tid med min familj är så värdefull. Jag vill inte längre slösa timmar på oväsentligheter. Det lätt ironiska i det hela är att jag nu spenderar mycket tid på att förstå tid. Och som trendanalytiker vill jag förstå hur vi upplever tid idag, hur vi har upplevt tid historiskt och vad som kommer att förändras i framtiden. Ja, framtiden, FRAM och TID.

  • Motivera

Många människor ser både sin egen och andras personlighet som någonting fast, beständigt och orubbligt. Men forskningen visar att en människas personlighetsdrag kan förändras över tid. Och inte bara det; vår tro på personlighetens föränderliga och utvecklingsbara natur är avgörande för hur väl vi lyckas i livet.

  • Ledarskap

Tomten har varit här, klapparna är öppnade och i sillburken är bara spadet kvar. Vi känner oss stärkta efter ledighet, återhämtning och med förhoppningar om en god start på ett bra, hälsosamt och framgångsrikt år. Men så här efter jul- och nyårshelgerna börjar vardagen snabbt göra sig påmind. Nyårslöftena om bättre livskvalitet har kanske redan börjat svikta på grund av tidsbrist eller trytande motivation. Det är så lätt att hitta ursäkter för att bryta givna löften och grusa goda föresatser.

  • Hälsa

Gemenskap och relationer påverkar hälsan och arbetsförmågan mer än många tror. Gamla ”sanningar” om utbildningsnivå och position rubbas i ny studie från Stockholms Universitet. I december 2014 deltog jag i Hjärnkolls konferens med rubriken Hjärnkoll på jobbet - mötesplats för psykisk hälsa i kommuner och landsting.Ett antal forskare deltog och spred intressant och viktig kunskap. Framför allt vill jag berätta om Erik Berntsons studie om hur sociala relationer påverkar både arbetslust och hälsa.

  • HR

Extroverta människor tycker om när det händer saker runt omkring dem. De fokuserar utåt och har lätt för att bli uttråkade när de inte får stimulans utifrån. Social interaktion kan sägas vara deras specialitet - även om de i ärlighetens namn är betydligt bättre på att prata än att lyssna. Deras hunger efter nya intryck från den externa världen gör dem också företagsamma, innovativa och modiga. De extroverta sätter världen i rörelse.

  • Ledarskap

Konflikter – detta tillstånd som kräver så mycket energi, men som också är bränslet för utveckling och framåtrörelse i en organisation. Det är dock stor skillnad på en konstruktiv konflikt och en som bryter ner människor och riskerar att långsamt växa till något ohållbart. Tamara Maskovic på Medlingscentrum vet det mesta om konflikthantering. För det gäller att ”hantera” dem – inte låtsas som att de inte existerar.

Partners

E-bokstips

Litteraturtips