Menu

Going Scrumish...

Ta Kanban till nästa steg och skapa självmotiverade arbetsgrupper med Scrum.

I senaste artikeln berättade jag om Kanban-metoden och hur den, med hjälp av den ödmjuka post-it-lappen, hjälper dig att styra upp projekt. Men post-it-lappen utgör också grunden för ytterligare en känd Agil metod: Scrum. Metoden tar sitt namn från sporten rugby där båda lag samlas tätt tillsammans när bollen sätts i spel.


Scrum är en större och mer omfattande metod än Kanban. Scrumish är ett känt begrepp för Scrum-inspirerade metoder – dvs när man inte följer alla Scrums regler.

Här tänker jag bara presentera kärnan av Scrum och hur man kan enkelt uppgradera sin Kanbanprocess till något som kan vara början till ett mer omfattande Agilt arbete i din verksamhet.

Teamet

Enligt min erfarenhet så fungerar Kanban bra på individnivå, i mindre eller större grupper där individerna kan jobba oberoende av varandra. Scrum däremot är rekommenderat för grupper som arbetar nära ihop, eller tvärfunktionella grupper (team) av cirka sju personer. I praktiken så stämmer det väldigt bra.

Jag har lyckats med scrum i team med bara fyra personer men risken är stor att de administrativa kostnaderna blir för höga. Det kan vara mer produktivt att använda Kanban istället under de omständigheterna. För många personer i teamet är inte heller bra eftersom det blir svårt för alla att hålla koll på allt. Hellre flera mindre team med sju personer som jobbar parallellt, än en stor.

Sprinten

Det tydligaste skillnaden mellan Scrum och Kanban är att Scrum bryter ner det vardagliga projektarbetet i korta etapper (sprinter) av fast längd. En sprint är normalt mellan två och fyra veckor lång, men man kan även köra kortare eller längre vid behov – så länge man vet varför man gör det. Med tanke på de timmar man behöver lägga ner för att förbereda och sedan städa upp efteråt, så är det oftast mest effektivt att hålla sig till sprinter som är minst en vecka långa.

Målet

Varje sprint börjar med ett planeringsmöte som enligt min erfarenhet oftast tar cirka fyra timmar. Alla inblandade i projektet ska vara med på mötet som alltid inleds med att bestämma ett mål för sprinten.

Målet ska helst vara något som ger ett tydligt värde till produkten, projektet eller företaget. Det ska vara så kort att man kan skriva upp det på en tavla så att alla kan ta del av det under sprintens gång. Målet används för att kunna bedöma om sprinten har lyckats eller inte – men det hjälper också till att fokusera teamet i det dagliga arbetet under sprinten. Det är därför bra att göra målet synligt på kontoret.

När alla är överens om målet så kan teamet börja definiera vilka uppgifter (stories) de ska jobba med för att nå sprintmålet. Man kartlägger vilka resurser man har tillgängliga under sprinten, samt gör en enkel uppskattning av ungefär hur lång tid det kommer att ta för att genomföra varje story.  Det är viktigt i det här mötet att alla har förstått vad det är som ska göras och att det inte saknas en viktig resurs. Det kan vara bra att fokusera på vad som ska göras i varje story istället för hur - så att man inte gräver ner sig för djupt i uppgiften under mötet.

Mötet är klart när teamet är överens om vad som ska göras och känner att de har resurserna (och tiden) för att nå målet under sprinten. Ett sätt att se på det är att teamet binder sig till ett slags avtal eller överenskommelse: “Vi lovar att leverera just de här sakerna till det här datumet.”

Vid mötets slut bokar teamet in en demosession samt avslutningsmöte som ska ske i direkt anslutning till sista dagen för sprinten.

Scrummötet

Efter planeringsmötet är teamet redo för att börja jobba på riktigt. Nu gäller det att leverera och teamet måste få jobba i fred utan störningsmoment.

Börja varje dag under sprinten med ett scrummöte där teamet samlas stående för ett kort möte (inte längre än 15 minuter).

Under mötet ska alla rapportera bara tre saker: vad de jobbade med igår, vad de tänker jobba med idag, och om det finns ett hinder som gör det svårt att genomföra uppgifterna. Det är viktigt att dessa scrummöten inte drar ut och blir en längre diskussion – ta det i så fall i ett separat möte istället. Det dagliga scrummötet används enbart för att stämma av pulsen i projektet och se till att teamet är överens om att de kommer klara sprintmålet i tid.

Scrumreglerna säger att teamet ska få jobba oavbrutet på sprintet och inget annat - ingen får ändra på de stories och mål som definierades under planeringen. Vill man som chef ändra på något, då har man brutit avtalet med teamet och teamet kan inte längre lova att leverera. Är det så pass viktigt att ändra på något (vilket händer) ska man istället avbryta sprinten och planera en ny.

Demon

När sprinten är över är det dags för demo och retrospektiv. Demomötet är en kort möte där teamet får möjlighet att visa upp det de har gjort under sprinten. Vem som helst som har intresse i projektet kan delta och syftet med mötet är att bedöma om teamet har lyckats med sprintmålet eller inte.

Mötet har också en dold agenda – om teamet har lyckats så kan de känna sig stolta men har de misslyckats så blir det tydligt för alla inblandade i det här mötet.

Retrospektiv

Efter demon är det dags att sammanfatta sprinten. Det kallas för retrospective på engelska och det ger teamet tid att reflektera över själva sprinten. Vad fungerade bra? Vad fungerade dåligt? Vad skulle ni kunna göra bättre i nästa sprint? Ett förslag är att välja tre saker som teamet ska försöka göra bättre eller annorlunda nästa gång.

Det är lätt att hoppa över en retrospektiv som oviktig. Men jag hävdar att det är just detta möte som är själen i scrum. Man får bryta alla andra scrumregler, men inte den här. Utan en retrospektiv där alla får höras så kan man aldrig förbättra och anpassa metoden till just det team och företag man jobbar i.

Slutsats

Jag tror att det finns två anledningar till att scrum fungerar så bra och har blivit så populärt. Genom att bryta ner större projekt i ett antal mindre sprinter så kan företaget anpassa sig snabbt efter föränderliga mål.

Men min erfarenhet är att det viktigaste är att teamet själv tar ansvar för arbetet. Om man låter teamet ta ansvar och lämnar dem i fred under sprinten så presterar teamet helt enkelt bättre.


Du kanske även gillar

Mark Dixon: "Jag har sett för många användarberättelser där behovet har blivit en efterkonstruktion och har en tendens att se ut så här: "För att det blir bättre så…". Knappast något användbart". Användarberättelser används mer och mer inom agil...

Matthew J. Ferguson, Practice Manager, ESI: "Hinder på vägen till framgångsrik coachning för morgondagens ledare". Gästskribent Matthew J. Ferguson, ESI International, reflekterar över...

Motivation.se har träffat författaren, föreläsaren och agile-evangelisten Tomas Gustavsson. Författaren och universitetsföreläsaren Tomas Gustavsson är...

Mark Dixon: "En framgångsrik produktägare är den som kan sortera igenom alla möjliga features och välja ut de 20 procent som ger mest värde". Under våren har jag kommit i kontakt med två olika företag som...

Lennart Lindberg, Omnia: ”Ofta vet inte uppdragsgivaren vad han eller hon vill. Då måste projektledaren ifrågasätta uppdraget”. (Del 2 av 2). - Finns det många frågetecken kring projektarbetet, är det...

Mark Dixon: "Det som ger bäst resultat är det som oftast är svårast att genomföra: att vända företagets maktpyramid upp och ner." Vem har makt över och ansvar för produkterna i ditt företag? Att...

Hans Jonasson, ESI International, skriver om en effektiv kravinsamlingsmetod. I min tidigare artikel ”Business Analysis – Kravinsamling”...

Peter Wickberg, Wenell Management: "Det första som är bra att ta reda på är vilken slags konflikt det är. Är det en sakfråga som orsakar den?". Vi människor har sedan vi började vara människor hamnat i...

Vad innebär Lean och Agile - Motivation.se presenterar sin nya expertskribent inom området. Med inspiration och hjälp från verktyg som används för att...

Att bryta tankesätt är både produktivt och nyttigt. Edward de Bonos metod ger projektet verktyg. Vi kan inte byta huvuden med varandra. Men vi kan försöka hitta...

  • Motivationsbloggen

Faciliteringsdagarna är platsen för den som vill utforska mötesstruktur, kultur och lära mer om potentialen och möjligheten som ligger i något vi gör nästan dagligen - nämligen möts. Dagen kickar igång med ”Inspiration i storgrupp” och alla deltagare samlas i samma rum. Under tiden som stormötet pågår, sker också många små i lokalen. Så många att det inte går att räkna. Vi hälsar, skrattar, pratar i mindre grupper, byter stolar, presenterar oss för varandra kors och tvärs, berättar historier trots att vi aldrig träffats. Det blir plötsligt tydligt: ensamma är vi ganska ospännande, nästan osynliga. Men när vi interagerar med varandra – då blir vi synliga.

  • Hållbarhet

Julen är en högtid som vi ofta förknippar med familjegemenskap och ett överflöd av mat och julklappar. Men för många människor är julhelgen som salt i ett öppet sår. Det är då fattigdomen, ensamheten och utsattheten gör som ondast. Stockholms Stadsmission driver just nu två kampanjer som riktar sig till företag som vill vara med och stödja arbetet för en mänskligare stad i juletid.

  • Motivationsbloggen

Den absolut viktigaste formen av intelligens är social intelligens - din förmåga att komma bra överrens med människor. Enligt en av världens främsta författare inom framgångsområdet –Brian Tracy - kommer hela 95% av dina framgångar i livet att bestämmas av din sociala förmåga att umgås med andra. Att kunna utveckla och bibehålla bra mänskliga relationer är en viktig väg för att lyckas - såväl i ditt karriärsliv som privat.

  • Ledarskap

Årets Offentliga Chef är en utmärkelse som varje år delas ut till ledare inom offentlig sektor som motiverar och utvecklar sina medarbetare. I år har priset tillfallit Ann Blom och Karin Persson, verksamhetschefer i Sektor Lärande i Lerum Kommun. "Man måste våga utmana medarbetarna och skapa förutsättningar för förbättringsarbete", säger Karin Persson till Motivation.se.

  • Motivationsbloggen

På höstens Projektnäring finns en tydlig gemensam nämnare bland talarna på scenen. Annika Steiber pratar om innovation, Anna Dyhre om employer branding och de båda vinnarna av Årets Projektledare - Göran Östling, Scania och Jan-Erik Larsson, Volvo – berättar om arbetet med stora komplexa projekt. Och de skilda infallsvinklarna till trots, lägger de allihopa tyngdpunkten samma sak; människan och ledarskapet.

  • Ledarskap

Sedan Jonas Wiström tog över som VD för tolv år sedan har teknikkonsultbolaget ÅF vuxit så det knakar. Hemligheten är ett gediget rekryteringsarbete och satsningar på medarbetarutveckling, jämställdhet och hållbarhet. "Vi har en lagarbetskultur. Vi tävlar inte, vi lär av varandra", säger Jonas Wiström, som nu har utsetts till Årets VD 2014.

  • Hållbarhet

Nu har paket från julklappshjältar över hela landet börjat lämnas in. Genom Aktion Julklappen får barn i Ukraina, Georgien, Moldavien och Rumänien bland annat block, kritor och tandborstar till jul. Förra året fick 29 672 barn en julklapp och i år har redan över paket lämnats in av julklappshjältar i hela Sverige. Läs mer om projektet och om hur du kan bidra till en bättre jul för barn som har det svårt.

  • Ledarskap

Det blir en annorlunda krönika den här gången. I samband med Årets VD hade jag förmånen att få prata om politik från scenen på Berns i Stockholm. Jag kände ett stort gensvar från publiken, som också levererade frågor. Några svarade jag på från scenen. Några besvarar jag här.

  • Ledarskap

Den 10 november delades utmärkelsen Årets VD 2014 ut på Berns Salonger i Stockholm. En händelserik galakväll med spännande talare på scenen, förväntansfull publik och många intressanta diskussioner kring vd:rollen, hållbarhetsarbete och framtidens ledarskap. Här kan du se ett sammandrag från kvällen.

  • Motivera

Zlatan Ibrahimovic är på många sätt ett unikum. Med en vinnarmentalitet som kan få vilken säljcoach som helst att blekna har Zlatan tagit sig hela vägen från Rosengård till Paris. Han är idag en av världens bästa fotbollsspelare. Hur gjorde han - och vad kan vi andra lära oss av den gode "Ibra"? Motivation.se vaskar fram sju lärdomar ur Zlatans karriär - och några sköna citat som förklarar vad det handlar om.

  • Ledarskap

Dimitris Gioulekas är VD för Knightec, ett konsultföretag inom teknik och ledarskap som har haft konstant tillväxt under de senaste tio åren. En av de viktigaste framgångsfaktorerna för företaget är mångfald. Ett team som enbart består av kopior av en själv blir inte särskilt dynamiskt - tvärtom riskerar det att somna in i outmanad självgodhet, menar Gioulekas, som nu kan titulera sig Årets VD 2014.

  • Ledarskap

Hur har en vd det på jobbet? Hur tänker en vd och på vad? Enda sättet att få svar är att fråga - och det är just det VD-Barometern gör. Svaren i undersökningen blev underlag till en mycket intressant paneldiskussion vid prisutdelningen av Årets VD den 10 november på Berns. Här kan du läsa mer om bakgrunden till Barometern och ta del av Mats Frids reflektioner och kommentarer kring resultatet.
 

  • Ledarskap

Under åtta års tid har Alliansen ägt problemformuleringsprivilegiet i svensk arbetsmarknadspolitik. I de tre senaste riksdagsvalen har svenska folket fått ta ställning för eller emot jobbskatteavdrag och sänkta ersättningar i bidragssystemet. Nu ligger bollen istället vid de rödgrönas fötter, och frågan infinner sig: Vad vill egentligen vänstern med svensk arbetsmarknad?
Motivation.se ringde upp den vänsterinriktade nationalekonomen Sandro Scocco för att prata ideologi. Och upptäckte att alla inte är lika "triangulerade" som Stefan Löfven och Magdalena Andersson.

  • Ledarskap

Redan som 13-åring visste Ruth Westberg att hon ville bli VD - möjligheten att påverka, förbättra och förändra har alltid varit viktig för henne. Nu, 14 år senare, leder hon teknikföretaget Concept mot allt större framgångar - trots att hon själv i allt väsentligt saknar tekniska kunskaper. Istället satsar hon på att få med sig alla på tåget och lita på sina medarbetares kompetens. En strategi som har fungerat tillräckligt bra för att göra henne till Årets Unga VD 2014.

  • Ledarskap

Nästan hälften av allt som vi människor gör går på ren vana. Vi är inte alltid medvetna om våra vanor - ändå finns de alltid där och styr våra liv. Det är de som avgör vad du äter, hur ofta du tränar, hur du kommunicerar och hur du arbetar. Vanans makt är stor. Men den fria viljans makt är större - om du vågar tro på den.

  • Ledarskap

Dålig nattsömn, ständig oro och ett dygnet runt-arbete, berättar folk för mig att det är vad jag har att vänta. Nej, jag ska inte starta något nytt företag, däremot blir jag mamma för första gången vilken dag som helst.