BLI MEDLEM IDAG

Bli medlem nu och höj din jobbvardag med ny kunskap kring ledarskap, motivation och prestationer!

Bli medlem nu!

Menu

Going Scrumish...

Ta Kanban till nästa steg och skapa självmotiverade arbetsgrupper med Scrum.

I senaste artikeln berättade jag om Kanban-metoden och hur den, med hjälp av den ödmjuka post-it-lappen, hjälper dig att styra upp projekt. Men post-it-lappen utgör också grunden för ytterligare en känd Agil metod: Scrum. Metoden tar sitt namn från sporten rugby där båda lag samlas tätt tillsammans när bollen sätts i spel.


Scrum är en större och mer omfattande metod än Kanban. Scrumish är ett känt begrepp för Scrum-inspirerade metoder – dvs när man inte följer alla Scrums regler.

Här tänker jag bara presentera kärnan av Scrum och hur man kan enkelt uppgradera sin Kanbanprocess till något som kan vara början till ett mer omfattande Agilt arbete i din verksamhet.

Teamet

Enligt min erfarenhet så fungerar Kanban bra på individnivå, i mindre eller större grupper där individerna kan jobba oberoende av varandra. Scrum däremot är rekommenderat för grupper som arbetar nära ihop, eller tvärfunktionella grupper (team) av cirka sju personer. I praktiken så stämmer det väldigt bra.

Jag har lyckats med scrum i team med bara fyra personer men risken är stor att de administrativa kostnaderna blir för höga. Det kan vara mer produktivt att använda Kanban istället under de omständigheterna. För många personer i teamet är inte heller bra eftersom det blir svårt för alla att hålla koll på allt. Hellre flera mindre team med sju personer som jobbar parallellt, än en stor.

Sprinten

Det tydligaste skillnaden mellan Scrum och Kanban är att Scrum bryter ner det vardagliga projektarbetet i korta etapper (sprinter) av fast längd. En sprint är normalt mellan två och fyra veckor lång, men man kan även köra kortare eller längre vid behov – så länge man vet varför man gör det. Med tanke på de timmar man behöver lägga ner för att förbereda och sedan städa upp efteråt, så är det oftast mest effektivt att hålla sig till sprinter som är minst en vecka långa.

Målet

Varje sprint börjar med ett planeringsmöte som enligt min erfarenhet oftast tar cirka fyra timmar. Alla inblandade i projektet ska vara med på mötet som alltid inleds med att bestämma ett mål för sprinten.

Målet ska helst vara något som ger ett tydligt värde till produkten, projektet eller företaget. Det ska vara så kort att man kan skriva upp det på en tavla så att alla kan ta del av det under sprintens gång. Målet används för att kunna bedöma om sprinten har lyckats eller inte – men det hjälper också till att fokusera teamet i det dagliga arbetet under sprinten. Det är därför bra att göra målet synligt på kontoret.

När alla är överens om målet så kan teamet börja definiera vilka uppgifter (stories) de ska jobba med för att nå sprintmålet. Man kartlägger vilka resurser man har tillgängliga under sprinten, samt gör en enkel uppskattning av ungefär hur lång tid det kommer att ta för att genomföra varje story.  Det är viktigt i det här mötet att alla har förstått vad det är som ska göras och att det inte saknas en viktig resurs. Det kan vara bra att fokusera på vad som ska göras i varje story istället för hur - så att man inte gräver ner sig för djupt i uppgiften under mötet.

Mötet är klart när teamet är överens om vad som ska göras och känner att de har resurserna (och tiden) för att nå målet under sprinten. Ett sätt att se på det är att teamet binder sig till ett slags avtal eller överenskommelse: “Vi lovar att leverera just de här sakerna till det här datumet.”

Vid mötets slut bokar teamet in en demosession samt avslutningsmöte som ska ske i direkt anslutning till sista dagen för sprinten.

Scrummötet

Efter planeringsmötet är teamet redo för att börja jobba på riktigt. Nu gäller det att leverera och teamet måste få jobba i fred utan störningsmoment.

Börja varje dag under sprinten med ett scrummöte där teamet samlas stående för ett kort möte (inte längre än 15 minuter).

Under mötet ska alla rapportera bara tre saker: vad de jobbade med igår, vad de tänker jobba med idag, och om det finns ett hinder som gör det svårt att genomföra uppgifterna. Det är viktigt att dessa scrummöten inte drar ut och blir en längre diskussion – ta det i så fall i ett separat möte istället. Det dagliga scrummötet används enbart för att stämma av pulsen i projektet och se till att teamet är överens om att de kommer klara sprintmålet i tid.

Scrumreglerna säger att teamet ska få jobba oavbrutet på sprintet och inget annat - ingen får ändra på de stories och mål som definierades under planeringen. Vill man som chef ändra på något, då har man brutit avtalet med teamet och teamet kan inte längre lova att leverera. Är det så pass viktigt att ändra på något (vilket händer) ska man istället avbryta sprinten och planera en ny.

Demon

När sprinten är över är det dags för demo och retrospektiv. Demomötet är en kort möte där teamet får möjlighet att visa upp det de har gjort under sprinten. Vem som helst som har intresse i projektet kan delta och syftet med mötet är att bedöma om teamet har lyckats med sprintmålet eller inte.

Mötet har också en dold agenda – om teamet har lyckats så kan de känna sig stolta men har de misslyckats så blir det tydligt för alla inblandade i det här mötet.

Retrospektiv

Efter demon är det dags att sammanfatta sprinten. Det kallas för retrospective på engelska och det ger teamet tid att reflektera över själva sprinten. Vad fungerade bra? Vad fungerade dåligt? Vad skulle ni kunna göra bättre i nästa sprint? Ett förslag är att välja tre saker som teamet ska försöka göra bättre eller annorlunda nästa gång.

Det är lätt att hoppa över en retrospektiv som oviktig. Men jag hävdar att det är just detta möte som är själen i scrum. Man får bryta alla andra scrumregler, men inte den här. Utan en retrospektiv där alla får höras så kan man aldrig förbättra och anpassa metoden till just det team och företag man jobbar i.

Slutsats

Jag tror att det finns två anledningar till att scrum fungerar så bra och har blivit så populärt. Genom att bryta ner större projekt i ett antal mindre sprinter så kan företaget anpassa sig snabbt efter föränderliga mål.

Men min erfarenhet är att det viktigaste är att teamet själv tar ansvar för arbetet. Om man låter teamet ta ansvar och lämnar dem i fred under sprinten så presterar teamet helt enkelt bättre.


  • Ledarskap

Bioteria och Middagsfrid är två snabbväxande företag som på kort tid blivit väldigt framgångsrika. Hur håller man i företagskulturen under den resan? Samtalet mellan Kicki Theander och Niklas Axelson handlar om rekrytering, ledarskap, feedback och målbilder. Och förmågan att ”walk the talk”. Här är några citat från samtalet.

  • Coacha

Sommar, ledighet, sol och bad ger tid för lugn och stillhet. Då hör vi plötsligt vår inre röst och våra tankar. Rösten kanske säger: ”Jag är egentligen ganska trött på jobbet och chefen.”. ”Jag vill utvecklas , men vet inte riktigt hur.”. ”Jag har varit på samma ställe i åtta år, jag borde nog gå vidare och göra något annat. Men jag vet inte vad jag vill…”. Känner ni igen tankarna?

  • Motivera

Förmågan att fokusera är någonting som de flesta framgångsrika människor har gemensamt. Ingen kan vara bäst på allt eller göra allting samtidigt. Möjligheten att lyckas blir långt mycket större om du fokuserar på ett enda mål - gärna efter att först ha testat dig fram på flera olika områden. Långsiktig fokusering och kortsiktig koncentration handlar i grund och botten om en och samma princip: Att göra en sak i taget.

  • Motivera

Talang är överskattat. Visst kan medfödd begåvning vara en fördel på vägen mot framgång - men den är ändå inte värd någonting utan hårt arbete och träget slit. Del 2 i vår artikelserie om framgång handlar om varför du inte kommer undan att jobba - hårt, mycket och länge. Vi försöker också ta reda på om det finns något sätt att träna upp sin arbetsmoral.

  • Hälsa

Hälsa är i allra högsta grad en hållbarhetsfråga. I fjärde delen av Pratbart samtalar Marie Alani och Helena Timander med Thomas Petersson på Euro Accident och Johan Holmsäter, grundare av Friskis och Svettis. Hälsoarbete kan aldrig vara ett tillfälligt projekt och ledarskapsansvaret är stort. Men hur kommer man igång snabbt? Thomas ger tre snabba tips.

  • Motivera

Passion förvandlar underpresterare till superpresterare. Många framgångsrika människor - däribland Bill Gates - tillhörde livets förlorare tills de upptäckte någonting som de verkligen brann för. Men hur hittar man sin passion? I den första delen av Motivation.se:s artikelserie om vägen till framgång utforskar vi vad passion är och hur man når dit.

  • HR

Lagarbete, kostnadsjakt, ansvar och resultatinriktning är de värderingar som väger tyngst på svenska arbetsplatser idag. Detta enligt årets upplaga av Sverigestudien, där ett Sverige i miniatyr har fått välja ut de värdeord som de anser präglar dagens samhälle. Listan över önskade värderingar på arbetsplatsen toppas istället av anställdas hälsa, humor/glädje och erkännande av anställda.

  • Ledarskap

Gäster i avsnitt tre av Pratbart är Marie Dahllöf, vd på GodEl och Fredrik Palmgren, en av grundarna av Centigo – det chefslösa företaget. Tillsammans med Marie Alani och Helena Timander samtalar de kring kraften i det värderingsstyrda ledarskapet. Vad innebär det att jobba med värderingar som en aktiv del i organisationen? Hur påverkar det vardagen och medarbetarna? Och lönsamheten – blir den bättre? Här - några korta citat från samtalet.

  • Ledarskap

Den bästa motivationen är självmotivationen. Faktum är att inte många människor lyckas i livet utan en självgenererad drivkraft. Om du är beroende av andra för att vitalisera dig, tvekar tills rätt humör infinner sig eller dröjer tills förhållandena är idealiska - då kommer du att tillbringa större delen av ditt liv i väntan på något. Ledare motiveras inifrån och är inte beroende av yttre incitament.

  • HR

På dagens arbetsmarknad råder det hård konkurrens om kompetensen. För att lyckas som företag räcker det därför inte att knyta till sig nya talanger - man måste också se till att behålla dem man redan har. En ny undersökning från karriärnätverket LinkedIn visar att löner och förmåner inte är det viktigaste - för att få anställda att stanna bör man satsa på karriärutveckling.

  • Ledarskap

Allt fler ledare idag inser vikten av att förstå sig själv på djupet innan man leder andra. På en del företag går hela ledningsgrupper i terapi och ofta handlar det om att lära av erfarenheterna och undvika att upprepa sina misstag. Många ledare vi träffar säger att de inte börjat leda på riktigt förrän de insett var de brister, när de behöver stöd eller var de excellerar och bör agera föredöme. Borde inte varje ledare med jämna mellanrum reflektera över varför man reagerar som man gör? Vilka mönster triggar stress? Varför blir du frustrerad på en medarbetare men inte på en annan? När blir du påmind om dina svagheter?

  • Ledarskap

Den andra delen i serien handlar om vd-rollens utveckling och ledarskapets betydelse för långsiktigt hållbarhetsarbete. Helena Timander och Marie Alani på Vision Takeoff , samtalar med Sarah McPhee, vd på SPP och Karin Ruiz på superinnovativa PeePoople. Hur ser kraven på vd-rollen ut idag? Två ledare från skilda branscher tänker kring sina uppdrag: idag och för framtiden. Här är några citat från samtalet.

  • Motivationsbloggen

Du säger att du är trött, att du inte orkar mer. Du har träningsvärk. Du har fölorat. Du känner dig sjuk. Du har prestationsångest. Rösten i ditt huvud säger att du inte orkar mer. Du känner dig som en förlorare. Du hittar på ursäkter som ska få dig att må bättre. Du vill ge upp. Men i själva verket att det är nu det börjar. Det är nu du utvecklas – på riktigt!

  • Motivera

Min kropp är rak i en planka. På en inandning går jag över i en kobra, huvudet strävar uppåt men min blick vilar mot nästippen. På en utandning går jag över i den nedåtriktade hunden. Blicken strävar mot naveln. Jag andas fem långsamma, djupa andetag innan jag medvetet rör mig ur positionen och steg för steg tar mig tillbaka till utgångsläget. ”Samasthitih” hör jag yogaläraren säga. Vi står upprätt och stilla innan vi påbörjar nästa rörelse.

  • Innovation

Social innovation är ett brett och komplicerat begrepp. Det handlar om innovationer som syftar till att möta olika utmaningar i samhället på ett nytt sätt. Den statliga myndigheten Tillväxtanalys har släppt en rapport där man undersöker fenomenet ur ett internationellt perspektiv. Vad kan Sverige lära sig av omvärlden? Vi kan behöva fler nätverk och mötesplatser för att underlätta matchningen mellan innovatörer och finansiärer, menar rapportförfattaren Martin Wikström.

  • Innovation

Innnovation är ett teamwork, säger Eva-Carin Banka Johnson
Project Manager, Future Homes, IKEA. I sin roll som innovationsledare arbetar hon tillsammans med forskare, industripartners och användare för att bygga funktionella och hållbara hem som fungerar i framtidens urbana miljö. "Det är ett spännande uppdrag där jag aldrig vet vad som ska komma ut av det vi gör.", säger hon till Motivation.se.