BLI MEDLEM IDAG

Bli medlem nu och höj din jobbvardag med ny kunskap kring ledarskap, motivation och prestationer!

Bli medlem nu!

Menu

Going Scrumish...

Ta Kanban till nästa steg och skapa självmotiverade arbetsgrupper med Scrum.

I senaste artikeln berättade jag om Kanban-metoden och hur den, med hjälp av den ödmjuka post-it-lappen, hjälper dig att styra upp projekt. Men post-it-lappen utgör också grunden för ytterligare en känd Agil metod: Scrum. Metoden tar sitt namn från sporten rugby där båda lag samlas tätt tillsammans när bollen sätts i spel.


Scrum är en större och mer omfattande metod än Kanban. Scrumish är ett känt begrepp för Scrum-inspirerade metoder – dvs när man inte följer alla Scrums regler.

Här tänker jag bara presentera kärnan av Scrum och hur man kan enkelt uppgradera sin Kanbanprocess till något som kan vara början till ett mer omfattande Agilt arbete i din verksamhet.

Teamet

Enligt min erfarenhet så fungerar Kanban bra på individnivå, i mindre eller större grupper där individerna kan jobba oberoende av varandra. Scrum däremot är rekommenderat för grupper som arbetar nära ihop, eller tvärfunktionella grupper (team) av cirka sju personer. I praktiken så stämmer det väldigt bra.

Jag har lyckats med scrum i team med bara fyra personer men risken är stor att de administrativa kostnaderna blir för höga. Det kan vara mer produktivt att använda Kanban istället under de omständigheterna. För många personer i teamet är inte heller bra eftersom det blir svårt för alla att hålla koll på allt. Hellre flera mindre team med sju personer som jobbar parallellt, än en stor.

Sprinten

Det tydligaste skillnaden mellan Scrum och Kanban är att Scrum bryter ner det vardagliga projektarbetet i korta etapper (sprinter) av fast längd. En sprint är normalt mellan två och fyra veckor lång, men man kan även köra kortare eller längre vid behov – så länge man vet varför man gör det. Med tanke på de timmar man behöver lägga ner för att förbereda och sedan städa upp efteråt, så är det oftast mest effektivt att hålla sig till sprinter som är minst en vecka långa.

Målet

Varje sprint börjar med ett planeringsmöte som enligt min erfarenhet oftast tar cirka fyra timmar. Alla inblandade i projektet ska vara med på mötet som alltid inleds med att bestämma ett mål för sprinten.

Målet ska helst vara något som ger ett tydligt värde till produkten, projektet eller företaget. Det ska vara så kort att man kan skriva upp det på en tavla så att alla kan ta del av det under sprintens gång. Målet används för att kunna bedöma om sprinten har lyckats eller inte – men det hjälper också till att fokusera teamet i det dagliga arbetet under sprinten. Det är därför bra att göra målet synligt på kontoret.

När alla är överens om målet så kan teamet börja definiera vilka uppgifter (stories) de ska jobba med för att nå sprintmålet. Man kartlägger vilka resurser man har tillgängliga under sprinten, samt gör en enkel uppskattning av ungefär hur lång tid det kommer att ta för att genomföra varje story.  Det är viktigt i det här mötet att alla har förstått vad det är som ska göras och att det inte saknas en viktig resurs. Det kan vara bra att fokusera på vad som ska göras i varje story istället för hur - så att man inte gräver ner sig för djupt i uppgiften under mötet.

Mötet är klart när teamet är överens om vad som ska göras och känner att de har resurserna (och tiden) för att nå målet under sprinten. Ett sätt att se på det är att teamet binder sig till ett slags avtal eller överenskommelse: “Vi lovar att leverera just de här sakerna till det här datumet.”

Vid mötets slut bokar teamet in en demosession samt avslutningsmöte som ska ske i direkt anslutning till sista dagen för sprinten.

Scrummötet

Efter planeringsmötet är teamet redo för att börja jobba på riktigt. Nu gäller det att leverera och teamet måste få jobba i fred utan störningsmoment.

Börja varje dag under sprinten med ett scrummöte där teamet samlas stående för ett kort möte (inte längre än 15 minuter).

Under mötet ska alla rapportera bara tre saker: vad de jobbade med igår, vad de tänker jobba med idag, och om det finns ett hinder som gör det svårt att genomföra uppgifterna. Det är viktigt att dessa scrummöten inte drar ut och blir en längre diskussion – ta det i så fall i ett separat möte istället. Det dagliga scrummötet används enbart för att stämma av pulsen i projektet och se till att teamet är överens om att de kommer klara sprintmålet i tid.

Scrumreglerna säger att teamet ska få jobba oavbrutet på sprintet och inget annat - ingen får ändra på de stories och mål som definierades under planeringen. Vill man som chef ändra på något, då har man brutit avtalet med teamet och teamet kan inte längre lova att leverera. Är det så pass viktigt att ändra på något (vilket händer) ska man istället avbryta sprinten och planera en ny.

Demon

När sprinten är över är det dags för demo och retrospektiv. Demomötet är en kort möte där teamet får möjlighet att visa upp det de har gjort under sprinten. Vem som helst som har intresse i projektet kan delta och syftet med mötet är att bedöma om teamet har lyckats med sprintmålet eller inte.

Mötet har också en dold agenda – om teamet har lyckats så kan de känna sig stolta men har de misslyckats så blir det tydligt för alla inblandade i det här mötet.

Retrospektiv

Efter demon är det dags att sammanfatta sprinten. Det kallas för retrospective på engelska och det ger teamet tid att reflektera över själva sprinten. Vad fungerade bra? Vad fungerade dåligt? Vad skulle ni kunna göra bättre i nästa sprint? Ett förslag är att välja tre saker som teamet ska försöka göra bättre eller annorlunda nästa gång.

Det är lätt att hoppa över en retrospektiv som oviktig. Men jag hävdar att det är just detta möte som är själen i scrum. Man får bryta alla andra scrumregler, men inte den här. Utan en retrospektiv där alla får höras så kan man aldrig förbättra och anpassa metoden till just det team och företag man jobbar i.

Slutsats

Jag tror att det finns två anledningar till att scrum fungerar så bra och har blivit så populärt. Genom att bryta ner större projekt i ett antal mindre sprinter så kan företaget anpassa sig snabbt efter föränderliga mål.

Men min erfarenhet är att det viktigaste är att teamet själv tar ansvar för arbetet. Om man låter teamet ta ansvar och lämnar dem i fred under sprinten så presterar teamet helt enkelt bättre.


Du kanske även gillar

Projektet Equal Business ska bana väg för kvinnorna i de mansdominerade innovationsmiljöerna. Bristen på jämställdhet i innovativa miljöer leder till l...

Hans Jonasson, ESI International, skriver om en effektiv kravinsamlingsmetod. I min tidigare artikel ”Business Analysis – Kravinsamling”...

Vad krävs för att driva ett rörligt projekt? Det finns olika projektmetoder som ersätter de gamla traditionella arbetss...

IPMA-assessor och författare Elisabeth Kamél om projektkommunikation och varför projekt är det bästa som finns. Med 15 års erfarenhet av projektledning funderar Elisabeth Kamél...

IPMA eller PMP – en jämförelse. Du kanske har jobbat några år som projektledare och funderar nu p...

Peter Wickberg, Wenell Management: "Det första som är bra att ta reda på är vilken slags konflikt det är. Är det en sakfråga som orsakar den?". Vi människor har sedan vi började vara människor hamnat i...

Innovation och kreativitet kräver fritt spelrum. Som det har skrivits om tidigare på Motivation.se så är...

David Garpenståhl, ledare, entreprenör och projektledare: ”Ledarskapet är det som verkligen får projekt att flyga och företag att ta fart.” Dataspel är så mycket mer än bara tidsfördriv. Det är...

Att bryta tankesätt är både produktivt och nyttigt. Edward de Bonos metod ger projektet verktyg. Vi kan inte byta huvuden med varandra. Men vi kan försöka hitta...

Författaren Hans Jonasson; ”Business analyst-rollen kommer troligen att växa och bli mer formell inom organisationer”. Project Management Institute (PMI) startade för över fyrtio år...

  • Motivera

Att bli framgångsrik över en natt är snart sagt omöjligt. För att lyckas gäller det därför att vara envis och härda ut över tid. Du kommer att möta många hinder på vägen mot målet, och det finns inga genvägar - för att förverkliga dina drömmar måste du helt enkelt våga misslyckas.

  • Motivationsbloggen

En viktig sak med jämställdhet är att den rör både kvinnor och män. Det blir svårt att arbeta med jämställdhet med bara ett kön. Därför är det viktigt att också lyfta män. Ett bra exempel just nu tycker jag är webbsidan "Hur gör man?" där män delar med sig av berättelser från vardagen hur det är att vara man och förhålla sig till rådande normer för hur män förväntas vara och agera.

  • Kommunicera

Kommunikation är grundläggande för all typ av ledarskap. En otydlig chef som inte lyckas förmedla sitt budskap står inför stora utmaningar. Hur lyckas man då få med sig medarbetarna? Elisabeth Ahremark-Fredrikson och Jenny Leister jobbar med talarskap och coachar ledare som vill slipa sin förmåga att tala inför människor. De har sett processen på nära håll och är övertygade: människor har alltid större potential än de själva tror. Och det händer något i gränslandet mellan ledarskapsutveckling och skådespeleri…

  • Ledarskap

Moderaterna faller tillbaka till tiden före Fredrik Reinfeldt – bildligt talat – och blir på nytt ett 20-procentsparti. Socialdemokraterna stoppar visserligen sin nedgång, men växer inte med Stefan Löfven. Samtliga etablerade partier – från Vänsterpartiet till Kristdemokraterna - tappar mark. Miljöpartiets försök att bli tredje största parti med ökat inflytande i riksdagen, en stark position i en ny regering och brett folkligt stöd inte bara misslyckas, det krossas. Det är bara Sverigedemokraterna som rusar framåt. Därmed har svensk politiks mardrömsscenario inträffat.

  • HR

Svenskarnas syn på status har förändrats. Gamla statussymboler som snygga bilar och sommarhus utomlands har ersatts av nya, mjukare värden, exempelvis balans i arbetslivet. Det visar en ny undersökning från Manpower Group, som också konstaterar att drygt var tredje svensk tycker att det är ganska eller mycket viktigt med status.

  • HR

Att jobba hemifrån blir allt populärare - såväl arbetsgivare som medarbetare blir mer och mer positiva till distansjobb. Fördelarna är många. Med hemmet som arbetsplats blir du mer kreativ, får större frihet och bättre möjligheter att kombinera arbete med familjeliv. Men det finns också nackdelar med att välja hemmet framför kontoret, exempelvis ensamhet, distraktioner och förlorade rutiner.

  • Ledarskap

Folk frågar mig hela tiden hur jag får så mycket gjort. Först berättar jag för dem att mycket av det är tack vare hög energi i kombination med låg IQ. Jag vet helt enkelt inte bättre. Men det är inte nyckeln till min framgång och anledningen till att jag uppnår en mängd olika mål. Hemligheten är istället något jag har tränat på i många år, men inte riktigt lärt ut så mycket: 10-80-10-principen.

  • Motivera

Det spelar egentligen ingen roll hur talangfull och begåvad du är - för att bli framgångsrik måste du också kunna erbjuda andra människor någonting av värde. Det behöver inte vara kommersiellt gångbart - beroende på hur du själv definierar framgång - men du måste kunna ge människor någonting de vill ha eller behöver.

  • Planera

Hur ska man planera sin arbetsdag för att få ut maximalt av sin tid och bli så produktiv som möjligt? Det är naturligtvis individuellt - men den forskning som finns om exempelvis sömn, produktivitet och kreativitet ger ändå en hint om vad som kan vara bra att tänka på. Låt oss därför titta närmare på några generella riktlinjer för att uppnå "den perfekta arbetsdagen".

  • Ledarskap

Vissa kallar det affärsinnovation. Andra kallar det förändring eller förbättring. Förmåga till kontinuerlig förnyelse betraktas av styrelser och företagsledningar som det viktigaste området att fokusera på för långsiktig överlevnad och framgång. Innovation och förmåga till förnyelse är inte fristående områden utan är naturliga delar av företagets kontinuerliga strategiarbete. Låt oss titta in på några påståenden och frågeställningar som ofta kommer fram i mina dialoger med styrelser och företagsledningar. Det gäller strategi, strategigenomförande, innovation och ledarskap.

  • Ledarskap

Jag har sedan många år tillbaka bestämt mig för epitetet ”frilansjournalist” på visitkortet. Möjligen skribent, copywriter eller andra fräsiga synonymer beroende på sammanhang. Det är det jag har gjort varje dag och det jag har identifierat mig med. Skrivandet är och har alltid varit en stor passion för mig. Sedan jag stolt håvade hem första priset i femteklassarnas novelltävling på Rössparksskolans mellanstadieskola på 90-talet har jag haft mitt kall. Men det bästa är ju att man faktiskt får ändra sig. Och sen ändra sig igen.

  • Uppleva

Ibland undrar man varför lägger folk ut så mycket pengar på simpla viner på krogen, men inte unnar sig något godare hemma för samma pengar? Krogarna använder nästan alltid benämningen ”husets vin” för att tjäna pengar, vilket är helt ok om man vet det. Alla måste leva och tjäna pengar. Men vet du vad du får i glaset? Och vad kostar det egentligen?

  • Hållbarhet

Temat i sjätte avsnittet av Pratbart är riskkapital och värderingsdrivet företagande. Vad är riskkapital? Hur tänker man som investerare och riskkapitalist när det gäller just värderingar och hållbarhet? Riskkaptialbolagen har dåligt rykte men är bilden ensidig och vinklad? Behöver det finnas en konflikt mellan långsiktigt hållbarhet och kortsiktig vinst? Hör Lotta Engzell-Larsson, ekonomijournalist och författare till boken Finansfurstarna och Anette Nordvall, entreprenör och affärsängel på Stockholms affärsänglar samtala med våra expertskribenter Marie Alani och Helena Timander. 

  • Kommunicera

Forskning visar att svenska företag ständigt går miste om värdefulla affärsmöjligheter för att de anställda inte kan andra språk än svenska och engelska. Att lära sig ett främmande språk kan därför vara ett bra val, både för karriären och för den personliga utvecklingen. Men vilket språk ska man välja, hur börjar man - och hur gör man språkinlärningen till ett nöje?

  • Motivera

Framgångsrika människor jobbar ständigt för att bli bättre och utvecklas i sitt arbete. Men hur blir man bättre? Genom att öva, öva och åter öva. För att uppnå önskat resultat är det dock viktigt att använda rätt metoder. I del 6 av artikelserien om framgång ska vi därför titta närmare på fyra grundläggande principer för effektiv och långsiktig inlärning.

  • Sälja

En säljprocess består normalt sett av fyra till fem olika steg. Dessa steg har oftast olika namn men de som är frekvent förekommande är till exempel: prospektering, kvalificering, presentation och avslut – för att nämna några. Under det steget som vi kan kalla prospektering, finns en av nycklarna till en effektiv säljprocess och i slutändan en lönsam affär. Denna lilla pusselbit är det vi kallar för kvalificeringen.